Job Analysis

1. Mengidentifikasi batasan pekerjaan di setiap fungsi

Tahapan ini merupakan aktivitas meneliti, menguraikan , merumuskan, dan mengamati serta mencatat prilaku yang berhubungan dengan suatu pekerjaan (berdasarkan hasil observasi ke dalam format-format informasi uraian pekerjaan, persyaratan kualifikasi pekerjaan, dan input-proses-output pekerjaan). Dimulai dengan menggunakan prinsip "Tulis apa yang dikerjakan dan kerjakan apa yang ditulis", dari pernyataan ini maka kita dapat menyimpulkan bahwa uraian jabatan/pekerjaan merupakan suatu pernyataan tertulis tentang apa yang harus dilakukan oleh pemegang pekerjaan, bagaimana melakukannya, serta dalam kondisi lingkungan kerja yang bagaimana ia melakukan pekerjaannya. Informasi ini pada gilirannya akan dibutuhkan bagi semua fihak, bagi pekerja merupakan pedoman kerja, bagi organisasi/perusahaan merupakan dokumen informasi dalam menentukan varietas jenis dan sifat pekerjaan, dan secara langsung bagi fungsi manajemen sumber daya manusia merupakan dokumen penting yang dapat digunakan sebagai dasar pembuatan sistem-system dan aturan di fungsi tersebut.

Secara umum hasil penulisan uraian pekerjaan biasanya akan digunakan oleh fungsi pengelolaan sdm yang umumnya mempunyai fungsi

1. Perencanaan Sumber Daya Manusia (HR Planning).

2. Kompensasi Sumber Daya Manusia (HR Compensation).

3. Pengembangan Sumber Daya Manusia (HR Development).

4. Penilaian Kinerja Sumber Daya Manusia (HR Evaluation).

Dari gambaran fungsi-fungsi di atas, dapat dilihat bahwa materi uraian pekerjaan apabila diharapkan dapat memenuhi kebutuhan informasi bagi semua fungsi di atas, maka materi uraian pekerjaan tersebut mestinya dibuat lengkap agar dapat digunakan sebagai dasar dengan tujuan kelancaran pengelolaan sumber daya manusia.

Jadi proses ini merupakan proses inti dalam analisis pekerjaan, dimana dalam pelaksanaannya memerlukan ketrampilan yang memadai dari para analis pekerjaan untuk dapat merumuskan hasil dari observasi pekerjaan, dalam tahapan ini kita perlu mempertimbangkan terlebih dahulu mengenai beberapa hal, misalkan; Kesepakatan batasan dari stasion kerja terkecil hasil dari pemotretan di suatu fungsi organisasi dengan melihat aliran kerja dan dengan menggunakan peta operasi proses kerja kita dapat menympulkan dan meringkas ke dalam pernyataan batas stasion kerja terkecil. Untuk hal ini kita perlu mendefinisikan lingkup pekerjaan yang dikatakan selesainya suatu tugas pokok yang akan dicantumkan dalam format uraian pekerjaan. Ini perlu mendapat perhatian, sebab di setiap lini fungsi organisasi akan mempunyai sifat dan karakter pekerjaan yang berbeda dan ini akan mempengaruhi jumlah dan jenis tugas pokok yang dimaksudkan. Untuk lebih baiknya dapat kita buat terlebih dahulu kriteria dari tugas pokok, misalkan kita definisikan terlebih dahulu mengenai tugas pokok; Tugas pokok merupakan uraian beberapa pelaksanaan aktivitas, yang setiap aktivitas mempunyai tahapan kerja yang jelas dan tuntas, dimana tugas pokok tuntas tersebut mempunyai ciri-ciri sebagai berikut : (a) Pada bagian produksi, tugas yang tuntas berakhir sampai diserahkannya hasil pekerjaan tersebut pada bagian pemeriksaan mutu ( pekerjaan lainnya). (b). Pada bagian operasional administrasi, tugas pokok tuntas adalah aktivitas yang diakhiri sampai dengan diserahkannya laporan atau hasil pengetikan pada atasannya. (c). Sedangkan bagian rekayasa, tugas pokok tuntas ditandai dengan diserahkannya konsep rancangan pada atasan dan sudah disetujui untuk dilanjutkan pada bagian cetak biru. Pernyataan/definisi ini tentunya tidak kaku seperti di atas, namun sebaiknya disesuaikan dengan lingkungan organisasi perusahaan. Jadi secara praktis, pernyataan di atas mengasumsikan bahwa satu tugas pokok (keytask) dalam suatu uraian pekerjaan merupakan stasion kerja terkecil dalam urutan proses kerja suatu fungsi. Dengan kata lain bahwa uraian pekerjaan merupakan sejumlah aktivitas tuntas yang ditandai (berindikasi) dengan adanya ciri (1) Pekerjaan/aktivitas tersebut ditengarai dengan adanya waktu tunggu (delay) pada fungsi lain, (2) Pekerjaan/aktivitas tersebut ditindaklanjuti oleh atasan/bagian lain, (3) Atau hasil pekerjaan tersebut tidak kembali lagi pada item tugas pokok tersebut.

Hal lain yang perlu dipertimbangkan sebelum merumuskan uraian pekerjaan adalah menetapkan keseragaman dalam menggunakan kata kerja untuk setiap aktivitas dan ini sebaiknya melewati forum kesepakatan diantara lini fungsi organisasi (misalkan pada fungsi; rekayasa, produksi, support, komersil, dan lain-lain). Penggunaan kaidah bahasa Indonesia yang baik dan benarpun sangat membantu bagi terciptanya uraian pekerjaan yang berkualitas, dalam arti mudah difahami dan dimengerti oleh semua lapisan pekerja atau fungsi yang menggunakannya. Untuk mewujudkan suatu data/informasi uraian pekerjaan yang baik dan aplikatif, perlu kita ketahui sifat dan karakteristik suatu uraian pekerjaan yang mempunyai kualitas relatif pada bentuknya yang; Terurai, bermutu, dan berkaidah bahasa yang baik dan benar, serta lengkap.

a. Terurai; Artinya uraian pekerjaan tersebut menggambarkan pernyataan-pernyataan jelas yang menyangkut aktivitas/tugas, persyaratan pekerjaan, input-output pekerjaan, dan atau penjelasan lainnya yang berhubungan dengan pekerjaan secara rinci namun tidak bertele-tele dan tegas.

b. Bermutu; Artinya uraian pekerjaan tersebut memaparkan uraian tugas dalam suatu pekerjaan yang mempunyai susunan kata dan kalimat yang bermutu (mempunyai kalimat yang ringkas dan serasi dalam penuturan yang runut dan dan terangkai secara serasi dalam susunan kalimat. Bermutu dalam hal ini menyangkut hal-hal; Sistematis yaitu penyusunannya berdasarkan aturan dan persyaratan tertentu sehingga diperoleh susunan yang sistematis, Jelas yaitu jika dibaca oleh siapapun akan dapat secara langsung memberikan gambaran dan dapat dimengerti mengenai pekerjaan tersebut, dalam kata lain pembaca tidak perlu mengeluarkan usaha yang berlebihan dalam menginterpretasi pernyataan-pernyataan uraian pekerjaan tersebut, Ringkas yaitu dalam penggunaan kata/kalimat yang tepat dan padat serta tidak bertele-tele, sehingga pembaca tidak perlu waktu yang lama dalam memahaminya, tepat azas yaitu isi dan kalimat satu sama lain menunjukkan arah dan maksud yang sama dan selaras serta tidak mengan hal-hal yang bertentangan antara satu dengan lainnya.

c. Berkaidah bahasa yang baik dan benar; Artinya uraian pekerjaan tersebut memaparkannya dengan menggunakan etika dan aturan bahasa yang baik dan benar, artinya dalam penulisan uraian pekerjaan sebaiknya jangan dicampur antara bahasa Indonesia dengan bahasa asing dan dianjurkan menggunakan rumusan pembentukan kata/kalimat berdasarkan gramatika bahasa Indonesia (Subyek, Predikat, Obyek, dan Keterangan).

d. Lengkap; Artinya uraian pekerjaan tersebut berisi tentang data/informasi pekerjaan yang berisi lengkap sesuai dengan kebutuhan fungsi-fungsi di dalam perusahaan tersebut. Dalam hal kelengkapan ini secara umum, lembar uraian, persyaratan kualifikasi, dan input-proses-output pekerjaan biasanya berisi hal-hal tersebut di bawah ini:

1. Identitas Pekerjaan adalah pernyataan yang menggambarkan suatu ciri tertentu keberadaan pekerjaan tersebut dan dapat membedakan atara satu dengan lain pekerjaan, biasanya identitas pekerjaan berisi keterangan-keterangan tentang; nama pekerjaan (job title), kodefikasi pekerjaan (Job Code), level pekerjaan (Job Grade), kelompok pekerjaan (Job Group).

2. Uraian Pekerjaan adalah pernyataan yang menggambarkan tentang lingkup tugas dan tanggung jawab/wewenang yang harus dilaksanakan oleh pemegang pekerjaan. Sub-sub dari lembar uraian pekerjaan ini berisi pernyataan tentang; Rangkuman (fungsi dan tujuan) Pekerjaan, Rincian Tugas Pokok, Hubungan Kerja.

3. Persyaratan Kualifikasi Pekerjaan adalah pernyataan yang menggambarkan persyaratan kemampuan yang dituntut oleh suatu pekerjaan dan harus dimiliki oleh calon/pemegang pekerjaan dan dalam penulisannya, sepakati terlebih dahulu mengenai ketegasan persyaratan minimal yang harus dipenuhi, ini penting menjadi perhatian agar pada aplikasinya nanti, akan jelas pemanfaatannya pada bidang rekruiting dan penseleksian pada calon karyawan. Sedangkan sub-sub dari pernyataan ini berisi informasi mengenai persyaratan-persyaratan; Pendidikan, Pengetahuan, Ketrampilan dan Kemampuan, Sertifikasi (lisensi), Pengalaman, Jenjang Karir.

4. Data input-proses-output Pekerjaan adalah pernyataan yang menggambarkan mengenai identifikasi kekhasan dari tahapan/proses pekerjaan tersebut, yang di dalamnya berisi keterangan; Identifikasi Pekerjaan, Inputan, Proses, dan Output dari pekerjaan tersebut.

Penjelasan di atas merupakan gambaran umum mengenai isi dari data/informasi pekerjaan, namun dalam prakteknya banyak perusahaan/organisasi mengembangkan materi atau isinya sesuai dengan kebutuhannya. Sekedar tambahan, sebaiknya sebelum format perumusan pekerjaan digunakan, ada baiknya setiap elemen pernyataan didefinisikan terlebih dahulu, ini dimaksudkan agar setiap analis pekerjaan akan mempunyai bahasa yang sama dalam menginterpretasikan setiap elemen yang dimaksud. Sebagai contoh pada illustrasi 1 berikut diberikan contoh tentang definisi dari elemen yang ada pada lembar uraian, persyaratan kualifikasi, dan input-proses-output pekerjaan.

Uraian pekerjaan yang akan kita susun sebaiknya dihubungkan juga dengan gerak percepatan langkah organisasi, sehingga tiga komponen (tujuan, aktivitas, dan pekerja) dapat secara sinergi dengan menggunakan hasil analisis pekerjaan akan mencapai tujuan dan target yang telah ditetapkan. Berkaitan dengan hal tersebut, terdapat beberapa prinsip pekerjaan yang perlu dicermati dalam menyusun format dan merumuskan uraian pekerjaan, yaitu sebagai berikut :

1. Struktur Organisasi yang mengayomi keberadaan analisis pekerjaan dan mempunyai unsur-unsur hirarki serta aliran pekerjaan, maka gambaran uraian pekerjaan haruslah logis, artinya mengikuti prinsip-prinsip manajemen yang baik (seperti elemen pendelegasian wewenang dan alur komunikasi yang jelas serta rentang kendali yang efektif). Selain itu uraian pekerjaan sebaiknya memenuhi kebutuhan untuk masa sekarang dan relatif masa depan, maksudnya adalah jangan menyusun uraian pekerjaan yang sifatnya sementara atau hanya dapat digunakan pada masa yang relatif singkat, sebagai gambaran biasanya umur dari suatu uraian pekerjaan dapat digunakan 5 sampai 10 tahun, karena program analisis pekerjaan akan menggunakan masa yang relatif lama dan menggunakan dana yang relatif tidak sedikit.

2. Prinsip Fungsi; hal ini berkaitan dengan perancangan pekerjaan yang pernah dibahas dimuka, yang pada dasarnya kita harus benar-benar teliti dalam menetapkan pekerjaan yang benar-benar diperlukan atau keberadannya dalam aliran pekerjaan dapat dipertanggung jawabkan, hal ini menjadi perhatian agar pada aplikasi penempatan karyawan pada pekerjaan tersebut benar-benar dapat dijamin pemberian kontribusinya pada organisasi melalui output yang dihasilkan melalui pelaksanaan tugas. Disarankan agar berhati-hati dengan pekerjaan-pekerjaan yang sifatnya hanya membantu (assisten) yang apabila ditelusuri atau dikaji ternyata tidak mempunyai kesebandingan antara cost yang dikeluarkan dengan kontribusi, atau output yang dihasilkan. Untuk kasus yang semacam ini maka perlu dipertimbangkan untuk dimerger/digabung dengan pekerjaan lain yang sejenis (serumpun). Hati-hati juga dengan pekerjaan yang sudah kedaluwarsa, maksudnya pada saat re-organisasi terjadi, maka kita juga harus melihat sejauh mana dampak dari perubahan organisasi tersebut terhadap keberadaan pekerjaan-pekerjaan yang ada, sehingga kita tidak memubazirkan pemberdayaan karyawan dengan mengeluarkan operational cost, baik terhadap penggunaan fasilitas, maupun terhadap kompensasi yang harus ditanggung oleh perusahaan.

3. Penempatan Fungsional; Komposisi pekerjaan dalam suatu organisasi mempunyai keberagaman pekerjaan, yang masing-masing pekerjaan merupakan rangkaian fungsi yang masing-masing fungsi mempunyai keterkaitan dalam aliran kerja. Apabila salahsatu fungsi dalam aliran kerja tersebut mengalami hambatan atau terganggu akibat salah merancang layout atau salah menempatkan aktivitas pada aliran kerja, maka keberadaan pekerjaan yang sudah diset-up sedemikian rupa akan menjadi hal yang sia-sia, artinya akan tidak efektif, yang pada akhirnya akan berdampak meningkatnya operational cost. Dengan kata lain jika dihubungkan dengan uraian pekerjaan, apakah pekerjaan-pekerjaan yang telah dinilai serupa (sejenis) telah dikelompokkan menjadi satu ? misalkan pekerjaan tenaga penjualan bisa tidak efektif jika ditempatkan/berada di bawah fungsi manajer pabrik. Jadi pada saat penempatan suatu pekerjaan pada suatu sub organisasi, perlu diperhatikan mengenai keberadaan peran pekerjaan pada fungsi yang benar dan jelas, serta mempunyai sifat dan karakter yang sejenis. Sedangkan yang dimaksud dengan pekerjaan yang mempunyai sifat dan karakter yang sejenis adalah dapat diidentifikasikan melalui 3 indikator yaitu pekerjaan yang berobyek/ menghadapi orang, data, dan barang/peralatan/permesinan/teknologi.

Sebagai tambahan agar keberadaan uraian pekerjaan pada suatu rangkaian kerja organisasi berjalan dengan efektif, di bawah ini akan disimpulkan mengenai kaidah-kaidah yang didapatkan dari hasil penjelasan di atas, dimana tentunya hal ini tidak mutlak harus digunakan dalam arti dapat disesuaikan dengan kebutuhan perusahaan/organisasi. Adapun Kaidah-kaidah tersebut adalah sebagai berikut:

A. Dianjurkan sebelum merumuskan suatu data/informasi pekerjaan, dapatkan terlebih dahulu gambaran aliran kerja dari suatu fungsi /organisasi dimana pekerjaan tersebut berada.

B. Assumsikanlah bahwa satu pokok pekerjaan merupakan satu stasion kerja terkecil dalam urutan proses kerja suatu fungsi.

C. Tetapkanlah bahwa setiap pokok pekerjaan merupakan rangkaian aktivitas tuntas yang ditandai (berindikasi) dengan adanya delay pada fungsi lain atau ditundaklanjuti oleh fungsi lain/atasan, dan atau aktivitas tersebut tidak lagi kembali pada item yang sama pada pokok pekerjaan dalam uraian pekerjaan tersebut.

D. Uraian pekerjaan yang ditulis adalah benar-benar merupakan urutan stasion kerja suatu fungsi yang berkontribusi dengan jelas dalam mendukung tercapainya target fungsi atau unit organisasi tempat stasion kerja tersebut berada.

E. Yakinlah bahwa uraian pekerjaan yang ditulis adalah berdasarkan aktifitas yang jelas keberadaannya dan benar-benar faktual sedang dikerjakan/dibutuhkan.

F. Masing-masing uraian pekerjaan dalam suatu fungsi atau dengan fungsi lain tidak boleh ada yang overlaps (tumpang tindih) antara satu pekerjaan dengan pekerjaan lainnya, serta terlihat jelas perbedaannya (dengan indikasi adanya perbedaan pada aktivitas kerja yang dilaksanakan, persyaratan kualifikasi yang harus dipenuhi, dan dalam proses kerja).

G. Masing-masing uraian pekerjaan sebaiknya ditulis dengan menggunakan etika dan aturan gramatikal bahasa Indonesia yang ringkas, padat, jelas, serta mencerminkan aktivitas yang tegas.

H. Dalam menuliskan uraian pekerjaan sebaiknya menggunakan kalimat-kalimat aktif, khususnya pada penulisan tugas-tugas pokok dengan mengawali kalimat tersebut menggunakan kata kerja "me" serta mencerminkan pelaksanaan aktivitas, misalkan memasng, memeriksa, memantau, menganalisa, membandingkan, mengelola, memutuskan, menegoisasikan, mendiskusikan, menjual, dan lain-lain.

I. Sebaiknya obyek pekerjaan dalam uraian pekerjaan tidak menggunakan/didasarkan pada penggunaan obyek komoditas (spt; menjual mobil dibedakan dengan menjual mesin jahit, yang pada dasarnya fokus aktivitas menjual adalah memerlukan kemampuan pada disiplin ilmu atau ketrampilan menjual), disarankan untuk menggunakan perbedaan-perbedaan pada fokus, Teknologi, latar belakang disiplin ilmu, proses kerja, dan atau hasil produk yang berbeda, sesuai dengan perancangan pekerjaan yang telah disepakati.

J. Penulisan/perumusan yang dituangkan dalam lembar persyaratan kualifikasi pekerjaan, khsusnya pada penulisan pada latar belakang pengetahuan teknis sebaiknya ditulis berdasarkan dari urutan tingkat kesulitan rendah ke tingkat kesulitan tinggi, serta dengan jelas mencerminkan kompetensi bisnis/profesi, misalkan untuk menuliskan mampu menggunakan teknik promosi dan teknik komunikasi, maka sebaiknya kita survey mana yang lebih sulit dalam menerapkan teknik-teknik tersebut dan jangan luga dalam penilaian dengan menggunakan faktor-faktor penilaian yang setara/sama.

K. Pemberian nama pekerjaan (Job Title) sebaiknya akurat menggambarkan tugas-tugas pokok dan output pekerjaan, serta dapat dengan mudah dipahami/dikenal dengan luas, baik di dalam maupun dari luar perusahaan (secara praktis nama pekerjaan juga merangkap nama profesi, misalkan dokter, arsitek, pengacara, dan lain-lain).Tujuan pekerjaan sebaiknya bersifat;

a. Konkret; yaitu mudah teramati dan dipahami/dimengerti oleh setiap orang yang membacanya.

b. Spesifik; yaitu terukur dan dapat diformulasikan dengan cara kuantitatif.

c. Base Practise; yaitu dapat digunakan sebagai pedoman bekerja, sebagai dasar pembentukan system, dan penilaian kinerja peerusahaan, serta berciri kompetensi/profesi (misalkan Driver, Accountant, Dokter, Lawyer, dan lain-lain).

d. Terukur/dapat dicapai (attainable); yaitu realistis dan tidak mengawang-awang atau mengada-ada.

e. Bernilai (Worthwile); yaitu pekerjaan tersebut layak dikerjakan dalam arti mempunyai nilai tambah bagi organisasi/perusahaan.

L. Disarankan dalam menulis tugas-tugas pokok, diukur terlebih dahulu rata-rata kemampuan karyawan mengerjakan tugas-tugas dibanding dengan penyediaan waktu ini hubungannya dengan penetapan yang optimal dari jumlah item tugas pokok.

M. Hal terakhir adalah melaksanakan cross check atas hasil perumusan uraian pekerjaan pada masing-masing kepala fungsi organisasi untuk mendapatkan rekomendasi atas validitas data/informasi pekerjaan yang akan diaplikasikan.

2. TATA CARA PENULISAN URAIAN PEKERJAAN

Adapun ketentuan-ketentuan pengisian rumusan Uraian pekerjaan dan Persyaratan Kualifikasi Pekerjaan mengikuti kaidah-kaidah sebagai berikut:

a. Kriteria/kaidah Penulisan Uraian Pekerjaan

1. Mengikuti Kaidah Sifat Uraian Pekerjaan

Sifat Deskriptif :

artinya bersifat mencandra (dapat menggambarkan atau menguraikan). Maksudnya, uraian tugas harus mampu memberikan gambaran pekerjaan yang rinci dan jelas, dan memberikan pengertian yang mudah dimengerti oleh setiap orang yang membacanya.

Sifat Kualitatif :

artinya uraian tugas bersifat naratif atau paparan yang secara lahiriah berujud susunan kata dan kalimat. Karena berbentuk kata dan kalimat, maka yang akan melekat adalah ciri kualitas, yaitu yang dituntut bukan jumlah panjang lebar atau kuantitas dari kata atau kalimatnya, namun yang dituntut adalah mutu, ringkas, dan keserasian susunan dari kata atau kalimatnya.

2. Mengikuti Kaidah Penulisan Uraian Pekerjaan

- Sistematis; artinya penyusunannya harus mengikuti aturan, bentuk dan syarat tertentu sehingga diperoleh susunan yang sistematis (tidak rancu dan mudah dipahami).

- Jelas : artinya uraian tugas harus bisa memberikan kepada pembacanya dengan mudah memahami isi dan maksud yang jelas, terang, dan gamblang, tegas dan tidak meragukan. Dengan lain perkataan uraian tugas tersebut jika dibaca oleh siapapun akan dapat memberikan gambaran pekerjaan/aktivitas yang dapat langsung dimengerti.

- Ringkas; artinya uraian tugas yang berujud kata-kata itu harus bersifat ringkas, yaitu menggunakan kata/kalimat yang singkat, pendek, dan padat, sehingga pembaca tidak memerlukan waktu lama untuk membaca dan memahaminya.

- Aktual; artinya uraian tugas yang dirumuskan dan disusun harus berdasarkan pekerjaan yang dibutuhkan pada saat ini dan dilakukan pada saat kini/sekarang, bukan aktivitas yang dahulu, atau yang akan datang.

- Tepat; artinya uraian tugas harus bias menyajikan uraian yang memberikan pengertian yang sesuai, cocok dan tepat seperti apa yang dimaksud oleh isi pekerjaan/jabatan, sehingga orang yang membacanya akan mendapatkan gambaran dan pengertaian yang sama dengan isi pekerjaan yang sebenarnya.

- Taat asas; artinya uraian tugas harus berisi kata-kata dan kalimat yang isinya satu sama lain kenunjukkan arah dan maksud yang sama atau selaras, dan tidak kontradiktif atau bertentangan satu sama lain.

- Akurat; artinya uraian tugas harus disusun secara teliti sesuai dengan semua keadaan kenyataan dan segi-segi pekerjaan harus disusun, diungkapkan, dan dipaparkan secara lengkap, tidak kurang dan tidak lebih , tidak ada yang tertinggal atau berlebih.

- Terukur, artinya uraian pekerjaan harus disusun secara jelas atas tujuan-tujuan dari setiap tugas pokok dan outputnya menggunakan satuan-satuan tertentu yang dapat diukur.

b. Asas- asas Dalam Penulisan Uraian Pekerjaan

· Dianjurkan sebelum merumuskan suatu uraian pekerjaan, dapatkan terlebih dahulu gambaran aliran kerja dari suatu fungsi dimana pekerjaan tersebut berada.

· Diasumsikan bahwa uraian pekerjaan merupakan stasion kerja terkecil dalam urutan proses kerja suatu fungsi dan akan menjadi butir-butir tugas pokok.

· Tetapkanlah bahwa uraian pekerjaan merupakan rangkaian aktivitas tuntas yang ditandai (berindikasi) dengan adanya delay pada fungsi lain atau ditindaklanjuti oleh atasan dan atau aktivitas tersebut tidak lagi kembali pada item task yang sama.

· Uraian pekerjaan yang ditulis adalah benar-benar merupakan urutan stasion kerja suatu fungsi yang berkontribusi dalam mendukung tercapainya goal (tujuan) fungsi atau unit organisasi tempat stasion kerja (nama pekerjaan ) berada.

· Uraian pekerjaan yang ditulis adalah berdasarkan aktivitas yang jelas keberadaannya dan benar-benar faktual sedang dilaksanakan.

· Masing-masing uraian pekerjaan dalam suatu fungsi tidak boleh overlaps (tumpang tindih) antara pekerjaan satu dengan lainnya atau diantara level-level dalam pekerjaan, serta dapat terlihat jelas perbedaannya, yaitu berbeda dlm hal penulisan ;

- Uraian Pekerjaan (Tujuan Pekerjaan & Tugas-tugas pokok)

- Persyaratan Kualifikasi Pekerjaan (Pengetahuan, Kemampuan & keterampilan).

- Informasi Tahapan Kerja (input – proses – output ) dari tugas-tugas pokok.

· Uraian pekerjaan sebaiknya ditulis dengan menggunakan bahasa Indonesia yang ringkas, padat, jelas serta mencerminkan aktivitas yang tegas.

· Dalam menulis uraian pekerjaan , sebaiknya menggunakan kalimat aktif yang diawali dengan kata kerja “me” serta mencerminkan aktivitas fungsional. Mis; memasang, memeriksa, memantau, menganalisa, membandingkan, mengolah, dan lain-lain (pergunakan standard kata kerja).

· Kalimat-kalimat dalam uraian pekerjaan tidak ditulis berdasarkan proses kerja atau produk, sesuai dengan rancangan pekerjaan (job design) yang telah disepakati, khususnya pada jenis pekerjaan yang mempunyai sifat dan karakter pekerjaan rutin.

· Pengelompokkan pekerjaan setelah proses analisis pekerjaan dilaksanakan, sebaiknya yang perlu dipertimbangkan adalah :

- Pengelompokkan Pekerjaan pada job type / jenis pekerjaan; Kriteria pertimbangannya adalah pada kompetensi bisnisnya, misalkan pada jenis pekerjaan engineering, kompetensi bisnisnya adalah perancangan dan pengujian produk perusahaan.

- Pengelompokkan Pekerjaan pada job family / rumpun pekerjaan; kriteria pertimbangannya adalah pada tugas-tugas utama job type, misalkan pada kelompok pekerjaan personil, pekerjaan dengan tugas utamanya adalah pada pengelolaan SDM.

- Pengelompokkan Pekerjaan pada Job Group / kelompok pekerjaan; Kriteria pertimbangannya adalah pada kelompok disiplin ilmu yang sejenis.

c. Cara Perumusan Uraian Pekerjaan

Periksalah dengan teliti kelengkapan data yang diperoleh dari hasil penyebaran kuesioner atau wawancara dan atau kombinasi kedua cara tersebut, jika dirasa masih kurang dalam kelengkapan data, lengkapi terlebih dahulu data pekerjaan yang kurang. Cermatlah dengan pekerjaan yang sifatnya non siklik (pekerjaan yang munculnya triwulan, setahun, atau bahkan 5 tahun sekali), sebaiknya dirumuskan hanya pekerjaan yang sifatnya siklik (maksimal seminggu sekali).

Untuk melaksanakan suatu pekerjaan pasti diperlukan waktu yang berarti atau dengan kata lain tidak terlalu kecil bila dibandingkan dengan keseluruhan waktu yang tersedia setiap harinya. Sebaiknya satu tugas pokok yang dirumuskan merupakan satu rangkaian/tahapan/proses kerja tuntas atau stasion kerja terkecil, sehingga tugas-tugas pokok merupakan kumpulan dari stasion-stasion kerja seperti yang dimaksud. Sebagai contoh; Pekerjaan rumah tangga terdiri dari :

· Mencuci baju

· Mencuci peralatan makan/dapur

· Mengepel lantai

· Membersihkan halaman

· Mencuci mobil

· Dll.

Dari gambaran pekerjaan tersebut di atas apabila kita perhatikan maka terlihat bahwa masing-masing stasion kerja (mencuci baju, mencuci peralatan makan/dapur, mengepel lantai, dll) mempunyai proses kerja sendiri-sendiri dan satu sama lain tidak selalu harus berhubungan, serta mempunyai proses, waktu dan hasil pekerjaan yang berbeda.

Cermati dalam penggabungan proses kerja pada stasion kerja, jangan menggabungkan aktivitas yang sifatnya kontradiktif (tidak bisa dikerjakan secara bersamaan oleh satu orang pekerja), misalkan dalam pekerjaan pengemudi taksi terdapat kegiatan “memelihara kebersihan kondisi mesin” kegiatan ini jangan digabungkan secara paralel (bersamaan) dengan mengemudikan mobil penumpang, hal ini karena syarat pendidikan, pengetahuan, ketrampilan, atau sikap kerja yang berbeda.

Sekelompok kegiatan (tugas-tugas pokok) yang akan diformulasikan dalam suatu uraian pekerjaan, secara keseluruhan harus mempunyai tujuan tertentu, dalam hal ini tujuannya adalah untuk mendukung salahsatu poin pencapaian target fungsi organisasi. Apabila ditemukan suatu tugas-tugas pokok tidak mempunyai tujuan dalam pencapaian target fungsi organisasi, maka pekerjaan tersebut tidak mempunyai bobot, tidak berisi, tidak bernilai, atau belum selesai, atau dengan kata lain bahwa pekerjaan tersebut akan berbiaya besar dan tidak ada hasilnya, hal ini tentu merugikan perusahaan.

Dalam hal penyusunan urutan tugas, dapat didasarkan pada :

· Situasi hubungan tugas; maksudnya adalah keadaan hubungan antara satu tugas dengan tugas yang lain secara keseluruhan dalam satu jabatan akan mencerminkan ketentuan kerja atau regulasi, pengertian dan peredaran atau sirkulasi tugas-tugas tersebut, situasi hubungan tugas tersebut terbagi dalam :

1. Situasi hubungan tugas yang bersifat siklik; dalam hal ini urutan tugas mempunyai rangkaian yang tetap/kontinyu atau mempunyai garis edar yang berulang. Untuk jabatan yang mempunyai hubungan tugas siklik ini, urutan susunan tugasnya dibuat secara kronologik, atau berdasarkan urutan prioritas waktu pelaksanaannya. Jadi tugas yang mempunyai urutan kerja awal ditempatkan dalam urutan di depan, sedangkan yang dikerjakan kemudian, ditempatkan dalam urutan kemudian.

2. Situasi hubungan tugas yang bersifat non siklik; untuk pekerjaan yang seperti ini, penyusunan urutan pekerjaannya didasarkan pada tugas pokok, tugas penunjang, dan tugas tambahan. Artinya tugas-tugas yang pokok didahulukan urutannya dari tugas penunjang, dan tugas tambahan ditempatkan pada urutan terakhir. Indikasi tugas tambahan ini biasanya didahului dengan kata “dapat” atau “ dapat pula “ (may task).

· Situasi dimana tugas tersebut dibagi dan dikerjakan oleh banyak orang dan saling bergantian . Pekerjaan ini biasanya bersifat siklik atau non siklik. Bila bersifat siklik maka penyusunan urutan tugasnya didasarkan pada esensi tugasnya.

1. Frekuensi tugas; maksudnya tugas disusun dalam urutan berdasarkan keseringan munculnya pekerjaan tersebut, jadi pekerjaan yang lebih sering, diurutkan lebih awal daripada pekerjaan yang munculnya jarang, frekuensi tugas tersebut dibagi dalam :

2. Tugas harian; ditempatkan urutannya di awal atau di depan apabila ternyata pekerjaan tersebut bersifat siklik. Sedangkan bila bersifat non siklik, maka tergantung tugas itu sendiri, apakah bersifat pokok atau tidak, apabila pokok, ditempatkan dalam urutan awal.

3. Tugas periodik; ditempatkan dalam urutan sesudah tugas harian, apabila jabatan yang bersangkutan bersifat siklik. Sedangkan bila ternyata jabatannya bersifat non siklik, urutannya tergantung esensi tugas yang bersangkutan. Apabila pokok di tempatkan di depan, maka bila tidak pokok ditempatkan di belakang.

Dalam hal penetapan jumlah tugas-tugas pokok, pada umumnya jumlah tugas-tugas pokok dalam suatu jabatan/pekerjaan berkisar antara 6 sampai 12 tugas pokok. Semakin rendah jabatan/pekerjaan, maka semakin sederhana dan sedikit jumlah tugas-tugas pokoknya, dan biasanya kurang dari 6 tugas pokok. Sebaliknya semakin tinggi jabatan, maka semakin banyak jumlah tugas pokoknya, bisa lebih dari 12 tugas pokok.

Dalam menyusun kalimat dalam tugas-tugas pokok harus bisa mencerminkan “ What – How – Why “,

· What mencerminkan apa yang dikerjakan (predikat + obyek), maksudnya adalah aktivitas – aktivitas yang dilakasanakan oleh pekerja.

· How mencerminkan bagaimana pekerjaan tersebut dikerjakan, maksudnya adalah cara/metoda pekerjaan tersebut dilaksanakan.

· Why mencerminkan mengapa pekerjaan tersebut dikerjakan, maksudnya adalah apa tujuan dari diciptakannya pekerjaan tersebut, yang menggambarkan fungsi atau kontribusi dan hasil dari pelaksanaan pekerjaan tersebut.

Misalkan;

Memelihara tanaman kubis dengan memupuk dan menyiangi nya agar tanaman kubis tersebut tumbuh subur dengan kualitas yang telah ditetapkan.

Penjelasan;

Aktivitas yang dikerjakan adalah memelihara tanaman kubis,

Caranya adalah dengan memupuk dan menyianginya,

Hasil yang diharapkan adalah agar tanaman kubis tumbuh subur dan berkualitas.

d. Menggunakan standard kata kerja

Menyusun kata atau kalimat dalam perumusan uraian pekerjaan diperlukan kategori penulisan/penggunaan kata kerja tertentu yang dapat menggambarkan jenis dan sifat aktivitas yang dilaksanakan, apakah diperuntukkan bagi jabatan struktural atau fungsional, hal ini penting diperhatikan karena pelaksanaan aktivitas pada jabatan struktural akan menggambarkan kewenangan dan tanggung jawab yang dipikul pada pejabat struktural tersebut, sedangkan pada jabatan fungsional menggambarkan tugas dan tanggung jawab yang dibebankan pada penyandang pekerjaan.

Berikut ini contoh kata kerja yang dapat digunakan sebagai dasar perumusan tindak kerja pada tugas jabatan.

1. Kata kerja sebagai cermin fungsi manajemen yang dapat digunakan untuk merumuskan tugas manajerial dalam tingkat manajemen puncak (level I);

· Menyusun Kebijakan

· Merumuskan Sasaran

· Merencanakan

· Mengorganisasikan

· Mengendalikan

· Mengkoordinasikan

· Mengarahkan

· Membina

· Menginstruksikan

· Mendelegasikan

· Dll

2. Kata kerja sebagai cermin fungsi manajemen yang dapat digunakan untuk merumuskan tugas manajerial dalam tingkat manajemen puncak (level II);

· Mengkoordinasikan

· Merumuskan Sasaran

· Membina

· Mengarahkan

· Menyelenggarakan

· Mengevaluasi

· Melaporkan

· Menginstruksikan

· Mendelegasikan

· Dll

3. Kata kerja sebagai cermin fungsi manajemen yang dapat digunakan untuk merumuskan tugas manajerial dalam tingkat manajemen menengah (level III);

· Merencanakan Operasional

· Membagi tugas

· Memberi petunjuk

· Menyelia

· Mengatur

· Mengevaluasi

· Melaporkan

4. Kata kerja sebagai cermin fungsi manajemen yang dapat digunakan untuk merumuskan tugas manajerial dalam tingkat manajemen awal (level IV);

· Memberi petunjuk

· Membagi tugas

· Membimbing

· Memeriksa

· Mengoreksi

· Mengontrol

· Menyusun laporan

· Merencanakan kegiatan

5. Kata kerja sebagai cermin aktivitas teknis operasional yang dapat digunakan untuk merumuskan tugas jabatan non manajerial (fungsional);

· Mengajar ● Mencatat

· Membuat ● Mengeluarkan

· Memindahkan ● Memasukkan

· Menyusun ● mengumpulkan

· Memasang ● Menghimpun

· Mengemudikan ● Menggandakan

· Menghitung ● membubuhkan

· Menyalin ● Mengompilasi

· Mengetik ● Menggolongkan

· Menarik ● Memasang

· Melayani ● Mewawancarai

· Menganalisis ● Menyarankan/usul

· Mengolah ● Mengantarkan

· Menabulasikan ● Menyampaikan

· Menyortir ● Membersihkan

· Menyimpan ● Memeriksa

· Mengagendakan ● Dan lain - lain

Untuk lebih jelasnya dapat melihat daftar kata kerja dan definisinya pada halaman 38, dan untuk pengisian format uraian pekerjaan dengan pengertian secara praktis dapat dilihat seperti di bawah ini.

3. Mendefiniskan elemen-elemen pekerjaan

Contoh pada lembar uraian pekerjaan

NAMA PEKERJAN

Adalah suatu nama pekerjaan yang berisi tugas-tugas dan tanggung jawab yang diberikan / didelegasikan dari atasan kepada seorang karyawan, dimana nama pekerjaan ini mempunyai pengertian yang sama dengan pernyataan -pernyataan yang terkandung dalam pokok-pokok aktivitas.

KODE PEKERJAAN

Ciri lain (kodefikasi) dari suatu pekerjaan yang menggambarkan secara praktis mengenai keberadaan pekerjaan tersebut pada jenis pekerjaan, rumpun pekerjaan, kelompok pekerjaan, dan jenjang pekerjaan dengan tujuan memudahkan pencarian kembali dari database pekerjaan, dan dapat membedakan antara satu dengan pekerjaan lain.

JENJANG PEKERJAAN

Adalah identifikasi huruf/angka yang dicantumkan pada suatu pekerjaan / jabatan yang mencerminkan bobot dan tanggung jawab pekerjaan melalui proses evaluasi pekerjaan, yang menghasilkan tingkatan untuk masing-masing pekerjaan.

TUJUAN PEKERJAAN

Menggambarkan secara singkat dan jelas mengenai apa yang menjadi tujuan pokok diadakannya pekerjaan ini, serta gambaran kontribusi pekerjaan ini berada untuk mendukung pencapaian tujuan organisasi. Untuk lebih memudahkannya, gunakan alat kata “Apa” dan “Mengapa”, misalnya :

“Apa yang dilakukan” : Memeriksa operasi peralatan setiap hari. “Mengapa dilakukan” : untuk menetapkan tugas reparasi selanjutnya yang diperlukan

TUGAS-TUGAS POKOK

Berisi sejumlah uraian singkat, jelas dan tegas tentang aktivitas pokok yang harus dilakukan oleh pemegang pekerjaan serta output yang diharapkan untuk dapat memenuhi tujuan pekerjaan. Setiap tugas pokok merupakan aktivitas tuntas.

HUBUNGAN KERJA

Merupakan gambaran koordinasi kerja yang harus dilakukan oleh penyandang pekerjaan (holder) dengan pekerjaan title/fungsi lainnya, baik di dalam perusahaan maupun di luar perusahaan dalam rangka memperlancar selesainya aktivitas/pekerjaannya.

Misal : Bekerjasama dengan job title kalibrasi dalam hal/rangka menetapkan waktu yang tepat untuk operasi reparasi.

Berkoordinasi dengan fungsi maintenance dalam hal/rangka mendapatkan data standarisasi kapabilitas mesin.

Contoh pada lembar Persyaratan Kualifikasi pekerjaan

NAMA PEKERJAAN : SDA

KODE PEKERJAAN : SDA

JENJANG PEKERJAAN : SDA

PENDIDIKAN :

Adalah pernyataan yang menjelaskan mengenai persyaratan tingkat pendidikan formal minimal yang harus dipenuhi/dimiliki oleh pekerja/calon pekerjan (Job holder).

PENGETAHUAN :

Adalah uraian yang menjabarkan tentang kedalaman bidang keilmuan atau pengetahuan spesifik yang dipersyaratkan, baik yang didapatkan dari lembaga pendidikan formal maupun non formal yang harus dipenuhi/dimiliki oleh pekerja/Job holder.

KEMAMPUAN DAN KETERAMPILAN :

Adalah uraian yang menjelaskan tentang ketrampilan teknis (skill) dalam menggunakan/mengendalikan alat/peralatan, pada pekerjaan yang sifatnya menggunakan usaha fisik (operator), misalkan: mampu mengoperasikan komputer, mengoperasikan mesin/peralatan. Sedangkan pernyataan kemampuan (ability) digunakan pada pekerjaan yang sifatnya menggunakan usaha mental, misalkan mampu mengaplikasikan metoda kerja, mampu menerapkan/mengaplikasikan metoda analisa system mampu menginterpretasikan persyaratan kualifikasi pekerjaan untuk penyusunan education road map.

SERTIFIKAT :

Adalah surat ijin/lisensi yang dipersyaratkan atau harus dimiliki oleh penyandang pekerjaan baik dari lembaga dalam maupun dari luar perusahaan, agar penyandang pekerjaan tersebut memiliki otoritas untuk melaksanakan pekerjaannya.

PENGALAMAN :

Adalah pernyataan yang menjelaskan mengenai pengalaman dalam mengerjakan suatu pekerjaan dalam waktu yang tertentu yang dituntut untuk dimiliki oleh kandidat penyandang pekerjaan yang akan melaksanakan uraian pekerjaan tertentu.

JENJANG KARIR :

Adalah penggambaran arah dan tingkatan/jenjang karir pekerjaan, yang gunanya untuk mewadahi pengembangan/peningkatan kualifikasi penyandang pekerjaan.

Calon :

Adalah gambaran peluang bagi penyandang nama pekerjaan tertentu yang dapat dijadikan calon/kandidat. sebagai sarana meningkatnya kualifikasi pekerjaan holder yang memangku pekerjaan dari grade yang lebih rendah.

Promosi :

Adalah gambaran peluang suatu nama pekerjaan satu atau lebih rendah dari suatu pekerjaan yang lebih tinggi yang selanjutnya akan di sandang oleh penyandang pekerjaan yang dinilai memenuhi persyaratan untuk dapat promosi pada pekerjaan yang tingkatannya lebih tinggi.

Contoh pada Lembar Informasi Input-proses-output Pekerjaan

JENIS PEKERJAAN : Sda

JUDUL PEKERJAAN : Sda

KODE PEKERJAAN : Sda

JENJANG PEKERJAAN : Sda

a. TUGAS-tugas POKOK

Diisi dengan pernyataan nomor tugas pokok sesuai dengan yang tercantun di lembar informasi uraian pekerjaan.

b. INPUTAN ; Diisi dengan pernyataan mengenai uraian penggunaan bahan baku yang diperlukan untuk melaksanakan setiap tugas pokok yang dimaksud sesuai dengan ketentuan di bawah ini.

1. Nama bahan : Diisi dengan pernyataan nama bahan baku yang digunakan dalam pelaksanaan tugas pokok yang dimaksud.

2. No. Register : Diisi dengan pernyataan nomor bahan baku (jika ada) yang telah diatur perusahaan sesuai dengan bahan baku yang dimaksud.

3. Jenis bahan baku : Diisi dengan pernyataan jenis bahan baku (plastik, karet, metal, kertas, dan jenis lain yang melekat pada bahan baku yang dimaksud.

4. Bentuk bahan baku : Diisi dengan pernyataan bentuk (beraturan/tidak beraturan, cair/padat, dan bentuk lain yang telah diidentifikasi dan digunakan dalam pelaksanaan tugas pokok yang dimaksud.

5. Sifat bahan baku : Diisi dengan pernyataan sifat yang dimiliki oleh bahan baku tersebut mis; bahaya/tidak bahaya, mengkontaminasi/tidak mengkontaminasi, dan atau sifat lain yang dimiliki oleh bahan baku tersebut.

c. PROSES ; Diisi dengan pernyataan secara jelas atas urutan/tahapan aktivitas dilaksanakan untuk setiap tugas pokok secara rinci dan dilengkapi dengan penggunaan alat/peralatan, jarak, frekuensi, waktu, satuan hasil, dan stasion kerja berikutnya.

d. OUTPUT ; Diisi dengan pernyataan secara jelas mengenai barang jadi yang dihasilkan sesui dengan ketentuan di bawah ini.

1. Nama produk : Sda

2. No. Register : Sda

3. Jenis produk baku : Sda

4. Bentuk produk : Sda

5. Sifat produk : Sda

4. TATA CARA PENULISAN PERSYARATAN KUALIFIKASI PEKERJAAN

Pengertian Umum

Persyaratan kualifikasi Pekerjaan adalah suatu form yang berisi tentang ketentuan-ketentuan minimal yang dituntut oleh suatu pekerjaan dan harus dipenuhi oleh penyandang pekerjaan untuk dapat melaksanakan pekerjaan dengan baik dan benar, form tersebut berisi pernyataan-pernyataan antara lain tentang Pendidikan, Pengetahuan, Kemampuan/ Keterampilan, Pengalaman, dan Jenjang Karir yang terdiri atas Calon dan Promosi Pekerjaan. Untuk penulisan / perumusan kualifikasi kemampuan dan keterampilan teknis (Skill & Abilities ) disusun secara berurutan berdasarkan pada uraian Tugas-tugas Pokok. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat keterangan-keterangan selanjutnya pada Bentuk dan Isi Pekerjaan Persyaratan Kualifikasi Pekerjaan.

Kaidah Penulisan Persyaratan Kualifikasi Pekerjaan

1. Persyaratan pekerjaan/jabatan merupakan informasi turunan, artinya informasi tentang syarat pekerjaan/jabatan dirumuskan melalui informasi tugas-tugas pokok dan tahapan pekerjaan.

2. Persyaratan pekerjaan/jabatan sebenarnya bukan aspek material jabatan/pekerjaan, melainkan aspek persyaratan yang ditujukan untuk pemegang jabatan/pekerjaan (job holder) yang informasinya merupakan penyimpulan atas hasil analisis tentang butir-butir informasi yang dirumuskan melalui proses observasi pemegang jabatan/pekerjaan, dalam mengolah bahan kerja, menggunakan alat kerja, dan dengan melaksanakan tindakan kerja dalam kondisi tertentu menjadi hasil kerja.

3. Persyaratan pekerjaan/jabatan mempunyai dua aspek yang harus dipenuhi oleh penyandang pekerjaan, yaitu aspek phisik dan aspek mental, sehingga dalam penulisannya harus jelas atas identifikasi dari masing-masing aspek.

4. Persyaratan jabatan/pekerjaan yang pokok adalah ketrampilan kerja yang disingkat ketrampilan, sedangkan untuk mendapatkan suatu ketrampilan, seseorang perlu memiliki pengetahuan kerja. Agar memiliki pengetahuan kerja seseorang harus mengikuti pendidikan, pelatihan, dan atau pengalaman tertentu, oleh sebab itu hasil rumusan persyaratan pekerjaan harus dapat diidentifikasi dan diturunkan kedalam kebutuhan tingkat pendidikan, kebutuhan pelatihan (training need), dan masa orientasi pekerjaan.

Persyaratan Pengisian

· Lengkap data/informasi pekerjaan (tugas pokok dan tahapan pekerjaan).

· Tidak diisi dengan menggunakan intuisi atau perkiraan.

· Butir masing - masing pernyataan kualifikasi diisi berdasarkan azas pengisian.

Cara Penulisan Persyaratan Kualifikasi Pekerjaan

1. Perhatikan dan amati apakah data tugas-tugas pokok dan tahapan pekerjaan (input – proses – output), yang dihimpun dalam lembar observasi sudah lengkap ?

2. Jika sudah lengkap, maka pengisian dapat dimulai dari tingkat pendidikan dan jurusan (jika dibutuhkan), data ini bersumber dari hasil proses observasi pekerjaan. Pernyataan persyaratan kualifikasi pendidikan yang ditulis adalah tingkat pendidikan minimal.

· Misalkan; Sarjana ( Program S1), jurusan Teknik Industri.

· Sekolah Menengah Kejuruan, jurusan Mesin, dll

3. Dalam penulisan pernyataan Knowledge (Pengetahuan) yang perlu diperhatikan adalah, pernyataan yang ditulis bersumber dari tugas-tugas pokok yang harus dilakukan dan difokuskan pada pengetahuan (wawasan) yang sifatnya spesifik, baik yang didapatkan dari pendidikan formal maupun pendidikan non formal. Pengetahuan kerja dapat diungkapkan menurut macam dan tingkatan. Menurut macamnya, pengetahuan kerja meliputi pengetahuan tentang :

· Produk

· Peralatan

· Bahan

· Prosedur dan metoda

· Arus produk/proses yg berhubungan dengan pekerjaan

· Ukuran-ukuran

· Rumus-rumus perhitungan

· Bahasa

· Resiko bahaya

· Dan lain-lain

Sedangkan pengetahuan menurut tingkatan menggunakan kata – kata sebagai berikut ;

· Mengetahui/mengenal, kata yang digunakan untuk menggambarkan penggunaan suatu disiplin ilmu/wawasan dengan orientasi pada aktivitas membantu mempersiapkan sesuatu hanya pada pelaksanaan pekerjaan yang bersifat phisik (menyiapkan/menata barang, dokumen, alat/peralatan). Misalkan orientasinya adalah untuk membantu persiapan pelaksanaan kegiatan presentasi. Maka dapat ditulis pada kolom knowledge “Mengetahui Teknik Presentasi”, kata mengetahui mempunyai makna mampu membantu mempersiapkan segala sesuatu dalam hal-hal yang bersifat penataan dokumen/materi presentasi dan atau menyaiapkan dukungan alat/peralatan presentasi.

· Memahami/mengerti, digunakan untuk menggambarkan penggunaan suatu disiplin ilmu/wawasan dengan orientasi pada aktivitas membantu melengkapi/menyempurnakan materi/data/informasi dengan lingkup tugas mencari, menghitung/memperkirakan, dan atau mengillustrasikan/menstransformasikan materi/data ke dalam bentuk visualisai lain. Misalkan orientasinya adalah untuk membantu pelaksanaan kegiatan presentasi. Maka pada kolom knowledge dapat ditulis “Memahami Teknik Presentasi”, kata memahami mempunyai arti mampu membantu kegiatan presentasi dalam hal mencari data/informasi, menghitung/memperkirakan/mengolah data, menyusun materi dalam kesesuaian bentuk visualisasi presentasi, dan atau membantu dalam peragaan presentasi.

· Menguasai, digunakan untuk menggambarkan penggunaan suatu disiplin ilmu/wawasan dengan orientasi pada pelaksanaan aktivitas pokok (bukan lagi membantu). Misalkan pada pelaksanaan kegiatan presentasi, maka pada kolom knowledge dapat ditulis “Menguasai Teknik Presentasi”, kata menguasai mempunyai arti mampu menerapkan/mengaplikasikan teknik-teknik presentasi secara keseluruhan.

4. Pengisian pada kolom Skill & Abilities; Pada dasarnya Skill & Abilities mempunyai pengertian ketrampilan/kemampuan kerja, atau disingkat “ketrampilan” merupakan tingkatan aktualisasi usaha/kemampuan yang dipersyaratkan untuk melakukan suatu pekerjaan atau suatu bagian pekerjaan yang pernah diperoleh dari praktek bekerja, atau melalui pelatihan praktek maupun melalui pengalaman bekerja di suatu bidang kerja. Adapun penggunaan kata kerja yang digunakan dalam penuangannya ke dalam lembar Persyaratan Pekerjaan adalah

· Mampu/dapat; Adalah suatu tingkatan usaha/kemampuan yang dipersyaratkan oleh suatu job title dan yang harus dipenuhi/dikeluarkan oleh penyandang pekerjaan untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang mempunyai sifat dan karakter umum, baik obyek pekerjaannya berhadapan dengan orang, data, atau benda.

· Trampil; Adalah suatu tingkatan usaha/kemampuan yang memerlukan pengalaman yang cukup dan dipersyaratkan oleh suatu job title dan yang harus dipenuhi/dikeluarkan oleh penyandang pekerjaan untuk melaksanakan suatu pekerjaan rutin yang mempunyai sifat dan karakter yang mempersyaratkan kecepatan anggota tangan dalam memilah, menempatkan, mengelompokkan produk atau bagian-bagian produk yang dihasilkan oleh perusahaan.

· Mahir; Adalah suatu tingkatan usaha/kemampuan yang dipersyaratkan oleh suatu job title dan yang harus dipenuhi/dikeluarkan oleh penyandang pekerjaan untuk melaksanakan suatu pekerjaan yang mempunyai sifat dan karakter yang mempersyaratkan menguasai suatu pengetahuan untuk menggunakan, mengendalikan, mengoperasikan alat, peralatan, mesin, dan lain-lain.

Ketrampilan yang dimaksud adalah mencakup aspek-aspek ;

Kemampuan Usaha Fikir (mental effort); ditulis dengan orientasi pada pengerahan kemampuan yang difokuskan pada usaha penggunaan piranti lunak (software) yang dominan menggunakan pengerahan fikiran dalam melaksanakan obyek pekerjaan dengan lingkup menginterpretasi, menganalisis, mengevaluasi, membuat keputusan, menghitung, memperkirakan, merencanakan, dan lain-lain, adapun penulisannya dengan menggunakan kata mampu, misalkan :

- Mampu menterjemahkan kebijakan perusahaan yang akan dituangkan dalam bentuk aturan-aturan perusahaan.

- Mampu menterjemahkan informasi persyaratan kualifikasi pekerjaan yang akan dituangkan ke dalam penyusunan education road map.

- Mampu menggunakan metoda analisa sistem untuk penyusunan program perbaikan.

- Mampu menggunakan metoda aritmetik/ilmu ukur untuk membuat program product series pada mesin CNC.

Kemampuan Usaha fisik/Gerak (physic effort); ditulis dengan orientasi pada pengerahan kemampuan yang difokuskan pada usaha penggunaan/pengendalian piranti keras (hardware), pembuatan barang, dan atau menyusun/menempatkan barang yang dominan menggunakan pengerahan gerakkan fisik, dan pada penulisannya menggunakan kata trampil/mahir misalkan:

- Mampu mengoperasikan dan mengendalikan mesin milling horisontal.

- Mahir menggunakan fixture untuk mempermudah pembentukan produk dalam mesin horizontal milling.

- Mampu membuat part atau tools yang berbentuk rumit.

- Trampil menempatkan hasil produk ke dalam wadahnya (packaging) dalam kecepatan optimal.

Kemampuan usaha sosial (social effort); ditulis dengan orientasi pada pengerahan kemampuan/kepekaan terhadap lingkungan kerja yang difokuskan pada usaha beradaptasi pada keadaan/kondisi lingkungan kerja

- Mampu beradaptasi dengan lingkungan kerja yang berdebu, bising, panas, dan lain sebagainya.

- Mampu beradaptasi dengan lingkungan kerja yang mempunyai jadual ketat/target.

- Mampu beradaptasi dengan lingkungan kerja yang menerapkan 5 R (resik, rapih, rawat, ringkas, rajin).

- Mampu menjaga kerjasama, hubungan kerja yang baik, meningkatkan motivasi kerja diantara pekerja, dan lain-lain.

- Mampu bertindak dan peka pada lingkungan kerja untuk ber-inisiatif dalam memperbaiki, menempatkan, melaporkan hal-hal yang tidak/belum pada tempatnya secara proporsional.

5. Untuk mengisi Certificate / Liasion, Certificate digunakan untuk pekerjaan yang mempersyaratkan/memerlukan pembuktian bahwa penyandang pekerjaan telah mendapatkan pengetahuan dan mampu melaksanakan pekerjaan tersebut, sedangkan Liasion hanya diisi jika suatu pekerjaan mempersyaratkan surat ijin dengan tanda bukti kelulusan (liasion) yang dikeluarkan oleh badan pemerintah atau lembaga yang swasta yang menyatakan bahwa pemilik surat atau tanda tersebut telah lulus dan mempunyai otorisasi untuk melaksanakan suatu pekerjaan dengan standard tertentu. Sebagai konsekuensinya orang yang tidak memiliki surat atau tersebut dilarang melaksanakan pekerjaan tersebut karena tidak mampu/tidak diijinkan/melanggar aturan sehingga dapat menimbulkan bahaya pada manusia atau berdampak/merugikan material yang besar terhadap perusahaan. Misalkan pada pekerjaan mengemudikan kendaraan bermotor (mobil), diharuskan mempunyai SIM (Surat Ijin Mengemudi) yang dikeluarkan oleh lembaga kepolisian; pada pekerjaan argon welding harus memiliki sertifikat welder klas 1.

6. Pada kolom Career Growth, terdiri dari dua hal yang diisi dari hasil proses perumusan metoda penyusunan jalur karir. Adapun dua hal tersebut adalah sebagai berikut :