Observasi kerja adalah suatu aktivitas pengamatan, penggalian, dan pengumpulan data pekerjaan yang dilakukan untuk mendapatkan semua informasi pekerjaan/aktivitas yang selengkap-lengkapnya dan dibutuhkan, guna dijadikan bahan dalam perumusan kerja. Didalam tahap observasi pekerjaan, terdapat beberapa hal yang perlu dicermati dan dipertimbangkan agar hasil dari aktivitas tersebut dapat menghasilkan data yang diharapkan. Adapun yang perlu dipertimbangkan adalah sebagai berikut;
1. Menetapkan Metoda/teknik Observasi Pekerjaan
Ada banyak metoda/teknik dalam melaksanakan penggalian data pekerjaan untuk tujuan penyusunan uraian dan persyaratan kerja, menurut Joseph E. Morsh, yang disunting oleh Moh. As'ad, Drs.Psi dalam bukunya yang berjudul Psikologi Industri, tahun 1982, halaman 13-15, mengetengahkan terdapat 9 metoda/teknik yaitu:
· Metode Questionaire (angket);
Prosesnya adalah yang bersangkutan (Job Holder) diminta memberikan data/informasi dengan mengisi beberapa pertanyaan yang telah disiapkan melalui daftar pertanyaan, adapun isinya mengenai pekerjaan/jabatannya dan melukiskan pekerjaan/jabatannya dengan kata-katanya sendiri.
· Metode Check-list
Prosesnya adalah pekerja memeriksa dan memberikan tanda atas tugas-tugas yang dikerjakannya, dengan menggunakan suatu daftar pernyataan tugas-tugas yang melukiskan suatu pekerjaan/jabatan. Ruang lingkup pernyataan tugas-tugas yang ada di daftar tersebut tergantung dari pertimbangan pembuat daftar.
· Metode Wawancara
Ini menyangkut seleksi terhadap pekerja yang baik dan berpengalaman dalam suatu jenis pekerjaan, dan pekerja tersebut yang biasanya akan mewakili area kerjanya untuk diwawancarai.
· Metoda Pengamatan
Ini dilakukan di tempat kerja pada waktu pekerja tersebut sedang melakukan pekerjaan yang akan dicatat/diinventarisir. Analis kerja mengamati, bertanya dan mencatat semua informasi dari pekerja tersebut untuk memperoleh keterangan yang aktual, lengkap, khusus dan teliti.
· Metode Wawancara Kelompok
Sejumlah Pekerja/pejabat yang mewakili pekerjaan/jabatan yang sama diseleksi, kemudian setelah terpilih, maka dengan bantuan analis kerja, Pekerja/pejabat mencatat data indentifikasi dan mengingat serta menuliskan kegiatannya. Pada penutupan pertemuan, analis kerja mengkombinasikan data/informasi yang didapat.
· Metoda Technical Conference
Sejumlah ahli/pakar dihadirkan dalam suatu pertemuan untuk memberikan keterangan mengenai aktivitas yang dilaksanakan untuk suatu pekerjaan tertentu.
· Metode Catatan Harian
Dengan waktu yang telah ditentukan, pekerja diminta untuk mencatat tugas-tugasnya, dari hari ke hari, pekerja jangan diperbolehkan mengingat-ingat, tapi diminta untuk menuliskan setiap apa yang telah dikerjakan.
· Metode Magang Kerja
Analis kerja tersebut ikut bekerja. Mungkin ia melakukan tugas-tugas sederhana dengan sedikit atau tanpa instruksi. Dalam hal kegiatan yang bersifat lebih teknis ia harus mempelajari lebih dahulu pekerjaan tersebut dan kemudian mengerjakannya bersama dengan pekerja yang sudah biasa.
· Metode Critical Incident
Teknik ini menyangkut pengumpulan pernyataan-pernyataan yang didasarkan atas pengamatan langsung atau catatan-catatan pada perbuatan (tingkah laku)/aktivitas yang memperlihatkan performance yang baik sekali maupun yang tak memuaskan. Aspek tingkah laku dari pekerjaan-pekerjaan tersebut diperhatikan dan biasanya beberapa kejadian seperti itu mungkin berguna untuk mengenali persyaratan yang berat dari suatu pekerjaan, akan tetapi tidak memberikan keterangan yang cukup untuk mendapatkan data pekerjaan.
2. Hal- hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan observasi kerja :
Semua metoda/teknik di atas, masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan, namun kita harus ingat bahwa tujuan akhir dari proses pengumpulan data pekerjaan adalah dapat menghimpun informasi mengenai pekerjaan selengkap dan serinci mungkin serta pekerjaan tersebut aktual. Pada prinsipnya hasil pengumpulan data pekerjaan memiliki target dapat memenuhi harapan, sehingga pada saat perumusan kerja nanti, analis kerja tidak mendapatkan kesulitan dalam memformulasikan pada format uraian, persyaratan kompetensi, dan tahapan kerja. Oleh sebab itu secara umum penggunaan metoda observasi data pekerjaan, sering menggunakan Metode/teknik Questionair, Wawancara, dan pengamatan langsung pada saat pekerja melaksanakan pekerjaannya, atau kombinasi dari ketiganya, kelebihan dari tiga metoda observasi kerja tersebut adalah sebagai berikut :
a. Metoda Wawancara ; Metoda ini banyak digunakan oleh berbagai organisasi /perusahaan dalam proses pengumpulan data, karena selain akan didapatkan data pekerjaan yang lengkap, data pekerjaan tersebut juga rinci, ini karena kita dapat mempersiapkan dan merancang format kuesioner yang berisi pertanyaan-pertanyaan serinci dan lengkap sesuai dengan kebutuhan. Namun demikian seorang analis kerja yang akan melaksanakan aktivitas wawancara ini perlu mempersiapkan diri dengan kemampuan-kemampuan khusus dalam bidang orall communication dan mampu dalam menginterpretasikan penjelasan-penjelasan yang diberikan oleh karyawan/subyect matter expert (SME) yang diwawancarai, selain itu juga analsis kerja seharusnya mampu mengarahkan secara bijaksana apabila SME sudah mulai meluas dalam memberikan penjelasan. Hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan wawancara adalah tujuan pokok wawancara yaitu mendapatkan informasi sebanyak-banyaknya mengenai pekerjaan, oleh sebab itu dalam pelaksanaannnya kita perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Gunakan teknik wawancara yang praktis namun tidak monoton.
2. Mempersiapkan pertanyaan yang akan diajukan serta mempersiapkan alat perekam jika perlu.
3. Membimbing arah pembicaraan tetap pada arahna.
4. Menginterpretir penjelasan serta mengulang kembali hasil interpretasi tersebut untuk mendapatkan persetujuan.
5. Menanda tangani hasil observasi (karyawan, para pakar, dan observer).
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah :
1. Jangan terkesan memberi nasehat.
2. Jangan memberi komentar atas praktek-praktek kerja yang dianggap kurang tepat.
3. Jangan menurutkan hasrat ingin tahu yang di luar ruang lingkup analisis pekerjaan.
4. Jangan memberikan pertanyaan yang sifatnya merisaukan.
5. Gunakanlah bahasa yang dimengerti, mudahkanlah pertanyaan dan langsung pada obyek, jangan berbelit-belit.
6. Jangan lakukan pembukaan yang terlalu panjang.
7. Jangan menilai jawaban terlalu cepat.
8. Jangan mendebat jawaban.
Untuk lebih tertib dan lancarnya pelaksanaan wawancara dalam proses penggalian data/informasi pekerjaan, sebaiknya lakukanlah hal-hal tersebut di bawah ini :
1. Persiapkan terlebih dahulu segala perlengkapan, termasuk ijin dari atasan yang memimpin unit organisasi calon yang akan diwawancarai.
2. Sebelumnya jelaskan terlebih dahulu secara singkat kepada yang akan diwawancarai mengenai apa maksud dan tujuan dilakukannya wawancara tersebut.
3. Selama berlangsungnya proses wawancara, harus ditimbulkan perasaan pada pemegang pekerjaan tersebut bahwa ia tidak sedang dipermainkan oleh pewawancara.
4. Usahakanlah supaya ruangan wawancara berkondisi nyaman, bersih, tidak gaduh, dan usahakan supaya ruangan tersebut sedekat mungkin dengan tempat bekerja pemegang pekerjaan.
5. Berikanlah perhatian sepenuhnya kepada pemegang pekerjaan, usahakanlah supaya ia tidak terganggu.
6. Pewawancara dan pemegang pekerjaan hendaknya duduk sedemikian rupa dalam posisi berhadap-hadapan.
7. Selama wawancara berlangsung, hendaknya pemegang pekerjaan berada dalam kondisi tidak tegang, merasa tenang, dan merasa dapat dengan bebas mengutarakan pandangan-pandangannya, dan hendaknya pewawancara dapat mendorong pemegang pekerjaan untuk dapat menjawab pertanyaan dengan jelas dan jujur.
8. Pergunakan Lembar Pengamatan Pekerjaan untuk menuangkan hasil wawancara /informasi yang didapat (lihat form-form) untuk membantu dalam proses analist kerja.
Sebagai gambaran praktis mengenai materi wawancara akan berisi pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut;
1. Secara global pertanyaannya mengarah pada eksistensi fungsi jabatan/pekerjaan ini dalam organisasi atau aliran proses kerja dan jelas kontribusinya, hal ini dapat diidentifikasi melalui frekuensi pekerjaan tersebut dilakukan, misalkan; frekuensi setiap hari merupakan gambaran bahwa pekerjaan tersebut adalah pekerjaan pokok (inti).
2. Uraikanlah fungsi di atas ke dalam tugas-tugas pokok yang dalam sehari-hari diberikan oleh atasan (group leader).
3. Gambaran kondisi lingkungan kerja tempat kerjaan tersebut berlangsung.
4. Tingkat pendidikan, pengetahuan teknis nonformal, ketrampilan teknis, dan/ atau jenis lisensi yang harus dimiliki oleh pemegang pekerjaan, untuk dapat menjalankan tugas tersebut.
5. Jumlah dan jenis tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh pekerja.
6. Apa saja yang menjadi tanggung gugat (accountibility) pekerja, dan apa yang menjadi standard kinerja yang khusus dari pekerjaan ini.
Seperti yang telah dikemukakan oleh Dessler bahwa pada proses wawancara, seringkali terjadi pemutar balikan fakta pekerjaan, hal ini terjadi karena secara manusiawi, eksistensi pekerja dan fungsi yang ditempati cenderung berkeinginan agar pada proses analisis kerja selanjutnya, khususnya pada saat pemberian bobot kompensasi, diharapkan akan mendapatkan hasil yang besar. Hal ini dapat dieliminir dengan cara menggunakan 1 sampai 5 orang pemegang pekerjaan untuk diwawancarai, yang kemudian dibandingkan secara keseluruhan dan dari hasil perbandingan akan kita dapatkan hasil penggalian informasi terbanyak rata-rata, setelah itu lakukan cross check dengan atasannya untuk mendapatkan tingkat keyakinan dan rekomendasi.
b. Metoda Kuesioner; Proses dari metoda ini prosesnya adalah meminta pada pemegang pekerjaan atau para pakar pakerjaan untuk mengisi kuesioner yang telah dipersiapkan terlebih dahulu yang berisi mengenai pertanyaan-pertanyaan yentang pekerjaan/tugas dan tanggung jawab, dan lain-lain yang berhubungan dengan data aktivitas yang dilakukan oleh pemegang pekerjaan dalam upaya mendapatkan/ megumpulkan data pekerjaan.
Yang perlu menjadi perhatian, selain pemberitahuan pada atasan fungsi organisasi sebelum pelaksanaan penyebaran kuesioner, juga penjelasan atas point-point pertanyaan pada karyawan yang menjadi obyek penjaringan data. Pada pembentukan struktur dan isi kuesioner atas pertanyaan-pertanyaan akan menjadi hal yang sangat penting dalam menjaring informasi/data aktivitas. Hal ini dilakukan agar hasil data pekerjaan dapat dirumuskan dengan mudah oleh para analis kerja, dan selain itu juga mungkin hasil dari rumusan kerja dapat digunakan sebagai bahan dalam menset-up sistem, metoda, dan aturan kerja pada fungsi manajemen sumber daya masnusia. Salahsatu kelemahan dari metoda ini adalah pada pelaksanaan pengisian kuesioner, biasanya akan membutuhkan waktu yang relatif lebih lama dibandingkan dengan metoda wawancara. Kelebihannya pemegang pekerjaan akan dapat lebih terbuka dan tenang dalam menjawab semua pertanyaan, karena pengisian kuesionernya dikerjakan tidak dalam suasana berhadapan dengan pewawancara, sehingga data yang didapat akan lebih lengkap serta adanya pertanggungjawaban yang jelas dari pemegang pekerjaan.
c. Metoda Pengamatan; Seperti halnya dalam metoda wawancara, analis kerja menggunakan pedoman kerja, yaitu; daftar aktivitas, waktu, hasil, seperti yang tercantum dalam peta operasi kerja, aktivitas pemegang pekerjaan diamati dalam setiap hari dalam waktu tertentu atau terus menerus. Metoda ini biasanya digunakan jika pekerjaan tersebut memiliki sifat atau karakter kerja yang didominasi oleh usaha fisik, dibeberapa textbook aktivitas ini disebut sebagai pekerjaan lini (seperti; penjaga, perakit, operator, atau pegawai akunting, dan lain-lain) yang dalam hal ini analis kerja tidak bisa mengganggu aktivitas pemegang pekerjaan untuk berhenti bekerja dan diwawancarai atau diminta untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan dari lembar kuesioner. Pada pekerjaan yang sifatnya tidak temporer/tidak tetap, metoda ini sebaiknya dihindari, sebab ada kecenderungan analis kerja akan menggunakan atau memprediksi aktivitasnya, sehingga dikhawatirkan sampel pekerjaan yang digunakan tidak representatif. Pada proses pelaksanaannya, biasanya diinventarisir/dicatat berdasarkan siklus pekerjaan, maksudnya adalah analis kerja mengamati aktivitas pemegang pekerjaan saat bekerja selama satu siklus kerja, misalkan seorang operator mesin akan amati mulai dari mempersiapkan alat/mesin dan bahan baku (material) , membentuk/memproses material tersebut sehingga menjadi produk jadi. Dari siklus pekerjaan tadi, kita dapat mangamati dan mencatat semua kebutuhan data, baik data pekerjaan, inputan pekerjaan, kondisi lingkungan kerja, tahapan kerja, serta waktu yang digunakan untuk melaksanakan satu siklus kerja secara tuntas. Namun metoda ini mempunyai kelemahan dalam hal menjaring data mengenai persyaratan kualifikasi yang dituntut, sehingga disarankan untuk melengkapi data yang kurang, diminta bantuan dari pakar atau atasan pemegang pekerjaan. Untuk pelaksanaan pengumpulan data pekerjaan, penulis merekomendasikan penggunaan metoda kombinasi dari ketiga metoda diatas, untuk mendapatkan lengkapnya data pekerjaan.
Sebagai contoh, di bawah ini kami berikan beberapa bentuk format kuesioner/daftar pertanyaan untuk dapat digunakan para analis pekerjaan dalam menjaring data pekerjaan dengan menggunakan metode/teknik kuesioner, wawancara, dan pengamatan.
Gary Dessler dalam bukunya Human Resource Management 7e, 1997, halaman 95-96, mengisyaratkan kecenderungan menggunakan 3 teknik dalam melaksanakan aktivitas penggalian data, teknik tersebut adalah teknik wawancara, Kuesioner, Observasi, dan mengamati buku harian pekerja. Dalam teknik wawancara tersebut Dessler membagi dalam 3 teknik wawancara, diantaranya adalah wawancara individu, wawancara kelompok, dan wawancara dengan pakar yang telah benar-benar mengetahui seluk-beluk pekerjaan yang sedang digali. Advis yang diberikan oleh Dessler dalam pelaksanaan wawancara ini adalah pewawancara hendaknya sepenuhnya memahami alasan untuk wawancara, karena ada suatu kecenderungan bahwa pelaksanaan wawancara sering disalahtafsirkan sebagai "penilaian effisiensi". Bila ini tidak diklarifikasi terlebih dahulu, maka dikhawatirkan individu atau kelompok yang akan diwawancarai mungkin akan tidak ingin menyampaikan pernyataan mengenai jabatan/pekerjaan mereka atau bawahan mereka secara cermat.
Advis lain dari Dessler adalah memberikan pedoman yang perlu dipertimbangkan dalam pelaksanaan wawancara, yaitu (1). Analis kerja dan penyelia hendaknya bekerja sama. Identifikasikanlah karyawan yang tahu paling banyak tentang pekerjaan/jabatan, juga mereka yang mungkin diharapkan menjadi paling obyektif dalam menggambarkan tugas-tugas dan tanggung jawab mereka; (2). Adakanlah hubungan cepat dengan peserta wawancara, dengan mengetahui nama pribadi, berbicara dengan bahasa yang mudah dimengerti, secara singkat menjelaskan tujuan wawancara, dan menjelaskan bagaimana orang akhirnya dipilih untuk wawancara; (3). Ikutilah pedoman terstruktur atau daftar, yang berisi pertanyaan dan memberikan ruang untuk jawabannya. Ini memastikan bahwa anda akan mengidentifikasi pertanyaan-pertanyaan penting sebekumnya dan bahwa semua pewawancara meliput semua pertanyaan yang diminta. Akan tetapi, pastikan juga untuk memberi karyawan waktu ekstra selama menjawab pertanyaan dan memberikan pertanyaan seperti, "apakah ada sesuatu yang belum terliput oleh pertanyaan-pertanyaan kami;(4). Setelah menyelesaikan wawancara, periksa kelengkapan dan verifikasikan data pekerjaan pada yang kompeten. Ini biasanya dilakukan dengan meninjau informasi secara bersama-sama dengan penyelia, karyawan, dan dengan pewawancara.
1. Menetapkan Metoda/teknik Observasi Pekerjaan
Ada banyak metoda/teknik dalam melaksanakan penggalian data pekerjaan untuk tujuan penyusunan uraian dan persyaratan kerja, menurut Joseph E. Morsh, yang disunting oleh Moh. As'ad, Drs.Psi dalam bukunya yang berjudul Psikologi Industri, tahun 1982, halaman 13-15, mengetengahkan terdapat 9 metoda/teknik yaitu:
· Metode Questionaire (angket);
Prosesnya adalah yang bersangkutan (Job Holder) diminta memberikan data/informasi dengan mengisi beberapa pertanyaan yang telah disiapkan melalui daftar pertanyaan, adapun isinya mengenai pekerjaan/jabatannya dan melukiskan pekerjaan/jabatannya dengan kata-katanya sendiri.
· Metode Check-list
Prosesnya adalah pekerja memeriksa dan memberikan tanda atas tugas-tugas yang dikerjakannya, dengan menggunakan suatu daftar pernyataan tugas-tugas yang melukiskan suatu pekerjaan/jabatan. Ruang lingkup pernyataan tugas-tugas yang ada di daftar tersebut tergantung dari pertimbangan pembuat daftar.
· Metode Wawancara
Ini menyangkut seleksi terhadap pekerja yang baik dan berpengalaman dalam suatu jenis pekerjaan, dan pekerja tersebut yang biasanya akan mewakili area kerjanya untuk diwawancarai.
· Metoda Pengamatan
Ini dilakukan di tempat kerja pada waktu pekerja tersebut sedang melakukan pekerjaan yang akan dicatat/diinventarisir. Analis kerja mengamati, bertanya dan mencatat semua informasi dari pekerja tersebut untuk memperoleh keterangan yang aktual, lengkap, khusus dan teliti.
· Metode Wawancara Kelompok
Sejumlah Pekerja/pejabat yang mewakili pekerjaan/jabatan yang sama diseleksi, kemudian setelah terpilih, maka dengan bantuan analis kerja, Pekerja/pejabat mencatat data indentifikasi dan mengingat serta menuliskan kegiatannya. Pada penutupan pertemuan, analis kerja mengkombinasikan data/informasi yang didapat.
· Metoda Technical Conference
Sejumlah ahli/pakar dihadirkan dalam suatu pertemuan untuk memberikan keterangan mengenai aktivitas yang dilaksanakan untuk suatu pekerjaan tertentu.
· Metode Catatan Harian
Dengan waktu yang telah ditentukan, pekerja diminta untuk mencatat tugas-tugasnya, dari hari ke hari, pekerja jangan diperbolehkan mengingat-ingat, tapi diminta untuk menuliskan setiap apa yang telah dikerjakan.
· Metode Magang Kerja
Analis kerja tersebut ikut bekerja. Mungkin ia melakukan tugas-tugas sederhana dengan sedikit atau tanpa instruksi. Dalam hal kegiatan yang bersifat lebih teknis ia harus mempelajari lebih dahulu pekerjaan tersebut dan kemudian mengerjakannya bersama dengan pekerja yang sudah biasa.
· Metode Critical Incident
Teknik ini menyangkut pengumpulan pernyataan-pernyataan yang didasarkan atas pengamatan langsung atau catatan-catatan pada perbuatan (tingkah laku)/aktivitas yang memperlihatkan performance yang baik sekali maupun yang tak memuaskan. Aspek tingkah laku dari pekerjaan-pekerjaan tersebut diperhatikan dan biasanya beberapa kejadian seperti itu mungkin berguna untuk mengenali persyaratan yang berat dari suatu pekerjaan, akan tetapi tidak memberikan keterangan yang cukup untuk mendapatkan data pekerjaan.
2. Hal- hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan observasi kerja :
Semua metoda/teknik di atas, masing-masing mempunyai kelebihan dan kekurangan, namun kita harus ingat bahwa tujuan akhir dari proses pengumpulan data pekerjaan adalah dapat menghimpun informasi mengenai pekerjaan selengkap dan serinci mungkin serta pekerjaan tersebut aktual. Pada prinsipnya hasil pengumpulan data pekerjaan memiliki target dapat memenuhi harapan, sehingga pada saat perumusan kerja nanti, analis kerja tidak mendapatkan kesulitan dalam memformulasikan pada format uraian, persyaratan kompetensi, dan tahapan kerja. Oleh sebab itu secara umum penggunaan metoda observasi data pekerjaan, sering menggunakan Metode/teknik Questionair, Wawancara, dan pengamatan langsung pada saat pekerja melaksanakan pekerjaannya, atau kombinasi dari ketiganya, kelebihan dari tiga metoda observasi kerja tersebut adalah sebagai berikut :
a. Metoda Wawancara ; Metoda ini banyak digunakan oleh berbagai organisasi /perusahaan dalam proses pengumpulan data, karena selain akan didapatkan data pekerjaan yang lengkap, data pekerjaan tersebut juga rinci, ini karena kita dapat mempersiapkan dan merancang format kuesioner yang berisi pertanyaan-pertanyaan serinci dan lengkap sesuai dengan kebutuhan. Namun demikian seorang analis kerja yang akan melaksanakan aktivitas wawancara ini perlu mempersiapkan diri dengan kemampuan-kemampuan khusus dalam bidang orall communication dan mampu dalam menginterpretasikan penjelasan-penjelasan yang diberikan oleh karyawan/subyect matter expert (SME) yang diwawancarai, selain itu juga analsis kerja seharusnya mampu mengarahkan secara bijaksana apabila SME sudah mulai meluas dalam memberikan penjelasan. Hal yang perlu diperhatikan dalam pelaksanaan wawancara adalah tujuan pokok wawancara yaitu mendapatkan informasi sebanyak-banyaknya mengenai pekerjaan, oleh sebab itu dalam pelaksanaannnya kita perlu memperhatikan hal-hal sebagai berikut:
1. Gunakan teknik wawancara yang praktis namun tidak monoton.
2. Mempersiapkan pertanyaan yang akan diajukan serta mempersiapkan alat perekam jika perlu.
3. Membimbing arah pembicaraan tetap pada arahna.
4. Menginterpretir penjelasan serta mengulang kembali hasil interpretasi tersebut untuk mendapatkan persetujuan.
5. Menanda tangani hasil observasi (karyawan, para pakar, dan observer).
Hal lain yang perlu diperhatikan adalah :
1. Jangan terkesan memberi nasehat.
2. Jangan memberi komentar atas praktek-praktek kerja yang dianggap kurang tepat.
3. Jangan menurutkan hasrat ingin tahu yang di luar ruang lingkup analisis pekerjaan.
4. Jangan memberikan pertanyaan yang sifatnya merisaukan.
5. Gunakanlah bahasa yang dimengerti, mudahkanlah pertanyaan dan langsung pada obyek, jangan berbelit-belit.
6. Jangan lakukan pembukaan yang terlalu panjang.
7. Jangan menilai jawaban terlalu cepat.
8. Jangan mendebat jawaban.
Untuk lebih tertib dan lancarnya pelaksanaan wawancara dalam proses penggalian data/informasi pekerjaan, sebaiknya lakukanlah hal-hal tersebut di bawah ini :
1. Persiapkan terlebih dahulu segala perlengkapan, termasuk ijin dari atasan yang memimpin unit organisasi calon yang akan diwawancarai.
2. Sebelumnya jelaskan terlebih dahulu secara singkat kepada yang akan diwawancarai mengenai apa maksud dan tujuan dilakukannya wawancara tersebut.
3. Selama berlangsungnya proses wawancara, harus ditimbulkan perasaan pada pemegang pekerjaan tersebut bahwa ia tidak sedang dipermainkan oleh pewawancara.
4. Usahakanlah supaya ruangan wawancara berkondisi nyaman, bersih, tidak gaduh, dan usahakan supaya ruangan tersebut sedekat mungkin dengan tempat bekerja pemegang pekerjaan.
5. Berikanlah perhatian sepenuhnya kepada pemegang pekerjaan, usahakanlah supaya ia tidak terganggu.
6. Pewawancara dan pemegang pekerjaan hendaknya duduk sedemikian rupa dalam posisi berhadap-hadapan.
7. Selama wawancara berlangsung, hendaknya pemegang pekerjaan berada dalam kondisi tidak tegang, merasa tenang, dan merasa dapat dengan bebas mengutarakan pandangan-pandangannya, dan hendaknya pewawancara dapat mendorong pemegang pekerjaan untuk dapat menjawab pertanyaan dengan jelas dan jujur.
8. Pergunakan Lembar Pengamatan Pekerjaan untuk menuangkan hasil wawancara /informasi yang didapat (lihat form-form) untuk membantu dalam proses analist kerja.
Sebagai gambaran praktis mengenai materi wawancara akan berisi pertanyaan-pertanyaan sebagai berikut;
1. Secara global pertanyaannya mengarah pada eksistensi fungsi jabatan/pekerjaan ini dalam organisasi atau aliran proses kerja dan jelas kontribusinya, hal ini dapat diidentifikasi melalui frekuensi pekerjaan tersebut dilakukan, misalkan; frekuensi setiap hari merupakan gambaran bahwa pekerjaan tersebut adalah pekerjaan pokok (inti).
2. Uraikanlah fungsi di atas ke dalam tugas-tugas pokok yang dalam sehari-hari diberikan oleh atasan (group leader).
3. Gambaran kondisi lingkungan kerja tempat kerjaan tersebut berlangsung.
4. Tingkat pendidikan, pengetahuan teknis nonformal, ketrampilan teknis, dan/ atau jenis lisensi yang harus dimiliki oleh pemegang pekerjaan, untuk dapat menjalankan tugas tersebut.
5. Jumlah dan jenis tanggung jawab yang harus dilaksanakan oleh pekerja.
6. Apa saja yang menjadi tanggung gugat (accountibility) pekerja, dan apa yang menjadi standard kinerja yang khusus dari pekerjaan ini.
Seperti yang telah dikemukakan oleh Dessler bahwa pada proses wawancara, seringkali terjadi pemutar balikan fakta pekerjaan, hal ini terjadi karena secara manusiawi, eksistensi pekerja dan fungsi yang ditempati cenderung berkeinginan agar pada proses analisis kerja selanjutnya, khususnya pada saat pemberian bobot kompensasi, diharapkan akan mendapatkan hasil yang besar. Hal ini dapat dieliminir dengan cara menggunakan 1 sampai 5 orang pemegang pekerjaan untuk diwawancarai, yang kemudian dibandingkan secara keseluruhan dan dari hasil perbandingan akan kita dapatkan hasil penggalian informasi terbanyak rata-rata, setelah itu lakukan cross check dengan atasannya untuk mendapatkan tingkat keyakinan dan rekomendasi.
b. Metoda Kuesioner; Proses dari metoda ini prosesnya adalah meminta pada pemegang pekerjaan atau para pakar pakerjaan untuk mengisi kuesioner yang telah dipersiapkan terlebih dahulu yang berisi mengenai pertanyaan-pertanyaan yentang pekerjaan/tugas dan tanggung jawab, dan lain-lain yang berhubungan dengan data aktivitas yang dilakukan oleh pemegang pekerjaan dalam upaya mendapatkan/ megumpulkan data pekerjaan.
Yang perlu menjadi perhatian, selain pemberitahuan pada atasan fungsi organisasi sebelum pelaksanaan penyebaran kuesioner, juga penjelasan atas point-point pertanyaan pada karyawan yang menjadi obyek penjaringan data. Pada pembentukan struktur dan isi kuesioner atas pertanyaan-pertanyaan akan menjadi hal yang sangat penting dalam menjaring informasi/data aktivitas. Hal ini dilakukan agar hasil data pekerjaan dapat dirumuskan dengan mudah oleh para analis kerja, dan selain itu juga mungkin hasil dari rumusan kerja dapat digunakan sebagai bahan dalam menset-up sistem, metoda, dan aturan kerja pada fungsi manajemen sumber daya masnusia. Salahsatu kelemahan dari metoda ini adalah pada pelaksanaan pengisian kuesioner, biasanya akan membutuhkan waktu yang relatif lebih lama dibandingkan dengan metoda wawancara. Kelebihannya pemegang pekerjaan akan dapat lebih terbuka dan tenang dalam menjawab semua pertanyaan, karena pengisian kuesionernya dikerjakan tidak dalam suasana berhadapan dengan pewawancara, sehingga data yang didapat akan lebih lengkap serta adanya pertanggungjawaban yang jelas dari pemegang pekerjaan.
c. Metoda Pengamatan; Seperti halnya dalam metoda wawancara, analis kerja menggunakan pedoman kerja, yaitu; daftar aktivitas, waktu, hasil, seperti yang tercantum dalam peta operasi kerja, aktivitas pemegang pekerjaan diamati dalam setiap hari dalam waktu tertentu atau terus menerus. Metoda ini biasanya digunakan jika pekerjaan tersebut memiliki sifat atau karakter kerja yang didominasi oleh usaha fisik, dibeberapa textbook aktivitas ini disebut sebagai pekerjaan lini (seperti; penjaga, perakit, operator, atau pegawai akunting, dan lain-lain) yang dalam hal ini analis kerja tidak bisa mengganggu aktivitas pemegang pekerjaan untuk berhenti bekerja dan diwawancarai atau diminta untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan dari lembar kuesioner. Pada pekerjaan yang sifatnya tidak temporer/tidak tetap, metoda ini sebaiknya dihindari, sebab ada kecenderungan analis kerja akan menggunakan atau memprediksi aktivitasnya, sehingga dikhawatirkan sampel pekerjaan yang digunakan tidak representatif. Pada proses pelaksanaannya, biasanya diinventarisir/dicatat berdasarkan siklus pekerjaan, maksudnya adalah analis kerja mengamati aktivitas pemegang pekerjaan saat bekerja selama satu siklus kerja, misalkan seorang operator mesin akan amati mulai dari mempersiapkan alat/mesin dan bahan baku (material) , membentuk/memproses material tersebut sehingga menjadi produk jadi. Dari siklus pekerjaan tadi, kita dapat mangamati dan mencatat semua kebutuhan data, baik data pekerjaan, inputan pekerjaan, kondisi lingkungan kerja, tahapan kerja, serta waktu yang digunakan untuk melaksanakan satu siklus kerja secara tuntas. Namun metoda ini mempunyai kelemahan dalam hal menjaring data mengenai persyaratan kualifikasi yang dituntut, sehingga disarankan untuk melengkapi data yang kurang, diminta bantuan dari pakar atau atasan pemegang pekerjaan. Untuk pelaksanaan pengumpulan data pekerjaan, penulis merekomendasikan penggunaan metoda kombinasi dari ketiga metoda diatas, untuk mendapatkan lengkapnya data pekerjaan.
Sebagai contoh, di bawah ini kami berikan beberapa bentuk format kuesioner/daftar pertanyaan untuk dapat digunakan para analis pekerjaan dalam menjaring data pekerjaan dengan menggunakan metode/teknik kuesioner, wawancara, dan pengamatan.
Gary Dessler dalam bukunya Human Resource Management 7e, 1997, halaman 95-96, mengisyaratkan kecenderungan menggunakan 3 teknik dalam melaksanakan aktivitas penggalian data, teknik tersebut adalah teknik wawancara, Kuesioner, Observasi, dan mengamati buku harian pekerja. Dalam teknik wawancara tersebut Dessler membagi dalam 3 teknik wawancara, diantaranya adalah wawancara individu, wawancara kelompok, dan wawancara dengan pakar yang telah benar-benar mengetahui seluk-beluk pekerjaan yang sedang digali. Advis yang diberikan oleh Dessler dalam pelaksanaan wawancara ini adalah pewawancara hendaknya sepenuhnya memahami alasan untuk wawancara, karena ada suatu kecenderungan bahwa pelaksanaan wawancara sering disalahtafsirkan sebagai "penilaian effisiensi". Bila ini tidak diklarifikasi terlebih dahulu, maka dikhawatirkan individu atau kelompok yang akan diwawancarai mungkin akan tidak ingin menyampaikan pernyataan mengenai jabatan/pekerjaan mereka atau bawahan mereka secara cermat.
Advis lain dari Dessler adalah memberikan pedoman yang perlu dipertimbangkan dalam pelaksanaan wawancara, yaitu (1). Analis kerja dan penyelia hendaknya bekerja sama. Identifikasikanlah karyawan yang tahu paling banyak tentang pekerjaan/jabatan, juga mereka yang mungkin diharapkan menjadi paling obyektif dalam menggambarkan tugas-tugas dan tanggung jawab mereka; (2). Adakanlah hubungan cepat dengan peserta wawancara, dengan mengetahui nama pribadi, berbicara dengan bahasa yang mudah dimengerti, secara singkat menjelaskan tujuan wawancara, dan menjelaskan bagaimana orang akhirnya dipilih untuk wawancara; (3). Ikutilah pedoman terstruktur atau daftar, yang berisi pertanyaan dan memberikan ruang untuk jawabannya. Ini memastikan bahwa anda akan mengidentifikasi pertanyaan-pertanyaan penting sebekumnya dan bahwa semua pewawancara meliput semua pertanyaan yang diminta. Akan tetapi, pastikan juga untuk memberi karyawan waktu ekstra selama menjawab pertanyaan dan memberikan pertanyaan seperti, "apakah ada sesuatu yang belum terliput oleh pertanyaan-pertanyaan kami;(4). Setelah menyelesaikan wawancara, periksa kelengkapan dan verifikasikan data pekerjaan pada yang kompeten. Ini biasanya dilakukan dengan meninjau informasi secara bersama-sama dengan penyelia, karyawan, dan dengan pewawancara.
Setelah kita menyiapkan segala sesuatunya yang berhubungan dengan persiapan pelaksanaan observasi pekerjaan (penggalian data pekerjaan), seperti; surat ijin, format kuesioner, penggunaan tenaga pengamat, maka selanjutnya kita perlu menjadualkan pelaksanaan observasi pekerjaan tersebut pada semua fungsi agar setiap fungsi dapat mempersiapkan segala sesuatunya tanpa mengganggu kelancaran pekerjaan fungsi yang akan didatangi, selain itu juga jangan lupa untuk menulis surat pada setiap kepala fungsi untuk setiap pelaksanaan kegiatan obsevasi kerja.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar