Pengelolaan Karir

Pendahuluan

Kemajuan dan kesuksesan suatu perusahaan akan dapat dicapai dengan adanya dukungan berbagai faktor, salah satu faktor pendukung yang sangat penting adalah asset perusahaan. Asset perusahaan yang sangat bernilai adalah "Sumber Daya Manusia", sebab siapa dapat menyangkal bahwa semua aktifitas, peralatan/ perlengkapan, fasilitas perusahaan tanpa adanya unsur manusia, maka tidak akan dapat menghasilkan apa-apa, oleh sebab itu sumber daya manusia harus benar-benar ditangani dan diperhatikan secara proporsional.

Hal lain yang perlu dipertimbangkan adalah tentang hak yang selalu dipertanyakan oleh sebagian besar karyawan atau calon karyawan (SDM) selain kompensasi berbentuk finansial sebagai imbal jasa, juga kejelasan dan ketegasan tentang karir. Karir merupakan salahsatu fungsi dari pengelolaan SDM (Human resources management), yaitu bertujuan untuk :

1. Memenuhi kebutuhan akan SDM dengan pemenuhan dari persyaratan minat, bakat, kemampuan dan ketrampilan yang sejalan dengan program perusahaan yakni upaya peningkatan produktivitas perusahaan.


2. Melindungi kepentingan jangka panjang karyawan dan, khususnya mendorong pengembangan potensi dan kompetensi karyawan.


3. Melaksanakan pengelolaan personil yakni mempertahankan dan meningkatkan para pekerja yang mau dan mampu bekerja sesuai tuntutan organisasi.


4. Mengakomodasi keinginan karyawan yang pada dasarnya bahwa manusia ingin selalu mendapatkan suatu peningkatan.
   

Dari pemaparan di atas, karir diperlukan untuk dapat mewadahi adanya peningkatan kemampuan individu karyawan, yang pada akhirnya akan dapat mendukung perusahaan dalam mencapai target-target perusahaan. Karir akan selalu dialami oleh setiap individu / karyawan, oleh karena itu sudah selayaknya tanggung jawab perusahaanlah untuk menyediakan sarana/fasilitas dan infrastruktur perangkat lunak Pengelolaan Karir (career management), dimana tujuan umumnya adalah untuk memenuhi kebutuhan pengembangan karyawan, dengan tujuan yang akan dicapainya kebutuhan perusahaan akan SDM yang kompeten, committed, bermotivasi dan berprestasi dapat terpenuhi.

Dasar

Salah satu kebutuhan manusia yaitu “Growth needs” berkaitan dengan keinginan seseorang untuk mengembangkan dirinya, dan atau motivasi untuk mendapatkan reward/penilaian atas apa yang telah dikerjakannya. Konsep kebutuhan manusia yakni : suatu keinginan untuk memenuhi kebutuhannya yang apabila kebutuhan lebih rendah telah terpenuhi, maka akan muncul keinginan untuk memenuhi kebutuhan yang lebih tinggi, jadi pada dasarnya manusia ingin selalu mendapatkan peningkatan.

1. Upaya perusahaan untuk meningkatkan produktivitas, baik peningkatan efisiensi, kapasitas produksi, dan/atau kualitas produksi, dlsb dimana untuk melaksanakan itu diperlukan Sumber Daya Manusia yang makin handal sesuai program usaha peningkatan produktivitas tersebut, karena tuntutan tingkat produktivitas perusahaan yang tinggi, maka ini perlu didukung oleh kualitas Sumber Daya Manusia yang tinggi juga. Dengan sistem karir yang baik, akan terbentuk kualitas SDM yang makin profesional sesuai bidang masing-masing, disamping itu pula karyawan akan termotivasi untuk meningkatkan kualifikasi/kompetensinya, sehingga karyawan akan mau dan mampu bekerja sesuai tuntutan organisasi. Oleh karenanya perusahaan perlu membuat Perencanaan karir yang mengakomodasi tujuan karir individu, yaitu suatu Sistem pengembangan karir dengan menggunakan model sistem yang di dalamnya melibatkan unsur-unsur yang diperlukan dan berinteraksi secara bersinergi dalam mencapai sasaran perusahaan.


2. Mengisi Formasi yang telah ditinggalkan oleh pemangku pekerjaan / jabatan dalam suatu organisasi, dikarenakan seorang pemangku pekerjaan/pejabat telah mencapai masa pensiun, atau pemutusan hubungan kerja, dan atau sebab lain sehingga pekerjaan/jabatan tersebut kosong, namun untuk mengisinya tentunya diperlukan pemangku yang mempunyai minat, bakat, kemampuan, kompetensi, serta professionalitas yang mumpuni, sehingga dapat memberikan kontribusi secara proporsional (maksimal) pada organisasi dimana pekerjaan tersebut berada. Untuk mencari seseorang dalam mengisi peluang pekerjaan/jabatan (formasi), dibutuhkan perangkat system, mekanisme dan criteria yang memadai dan dapat digunakan sebagai alat dalam menempatkan seorang pemangku pekerjaan yang dimaksud

Pengertian- pengertian

Manajemen karier; Adalah suatu proses Pengelolaan perancangan karir karyawan sebagai aplikasi untuk pencapaian sasaran, perencanaan dan pembuatan strategi dalam pemenuhan kebutuhan Sumber daya manusia yang sekaligus mengakomodasikan tujuan karir individu.

Perencanaan karir oleh perusahaan; Adalah pengintegrasian kebutuhan Sumber Daya Manusia jangka pendek dan jangka panjang dengan tujuan karir individu.

Pengembangan karir karyawan; Adalah suatu indikasi adanya peningkatan pengetahuan, ketrampilan dan pengalaman (wawasan) yang akan membawa konsekuensi pada peningkatan kualitas, kuantitas tugas, tanggung jawab, wewenang dan penghasilan.

Tujuan karir individu; Adalah suatu keinginan dari kemajuan karyawan dalam peningkatan kesempatan kerja yang lebih tinggi dan atau penghasilan yang lebih tinggi sebagai perwujudan dari penghargaan perusahaan terhadap peningkatan prestasi kerja, dedikasi, loyalitas, kemampuan dan ketrampilannya.

Pola pengembangan karir; Adalah gambaran bagaimana proses-proses pengembangan karir karyawan, sesuai dengan karakter pekerjaan dan tujuan perusahaan diaplikasikan.

Ketentuan Pokok; Merupakan kriteria-kriteria atau aturan main yang diperlukan sebagai acuan dalam mendukung terselenggaranya pengelolaan karir.

Sarana & prasarana manajemen karir; Apa saja sarana dan prasarana yang diperlukan guna mendukung proses pengembangan karier, baik yang harus disiapkan oleh perusahaan maupun oleh karyawan, dlsb.

Rotasi/Mutasi; Pengembangan/perubahan pekerjaan pada posisi atau level yang sama, misalnya dengan alasan ketidak sesuaian dengan bakat dan minat atau karena kebutuhan organisasi/perusahaan atau adanya formasi (peluang pekerjaan/jabatan).

Demosi; Perubahan pekerjaan seseorang ke posisi atau level yang lebih rendah, misalnya dikenakan sanksi akibat dari pelanggaran, keteledoran, indisipliner, membantah perintah atasan dlsb. Demosi karena sanksi tidak bersifat permanen karena ditujukan untuk membuat jera dan sebagai pembinaan , serta digunakan sebagai peringatan/contoh bagi ybs maupun karyawan lain agar tidak melakukan hal serupa.

Promosi; Pengembangan/perubahan pekerjaan ke posisi atau level yang lebih tinggi sebagai penghargaan atas prestasi kerja, peningkatan kualifikas, dan dedikasi selama memegang job asal serta sesuai dengan kebutuhan organisasi/perusahaan atau adanya formasi (peluang pekerjaan/jabatan).

Pembinaan (Coaching); Diperankan oleh atasan untuk mendorong individu menjadi berani berinisiatif dan mengembangkan potensi dirinya. Coaching mencakup dorongan, pengertian, bimbingan dan umpan balik. Atasan sebagai coach wajib membantu bawahan belajar dari pengalamanya.

Pola dan Jalur karir (career path); Pola dan Jalur Karir merupakan urutan peran atau posisi pekerjaan, yang berkaitan dengan isi pekerjaan atau kemampuan yang dipersyaratkannya yang bisa dilalui seorang individu. Penerbitan jalur Karir membantu individu merencanakan Karirnya secara realistis.

Konseling karir; Diperlukan apabila adanya kontradiksi antara keinginan karyawan dengan kualifikasi yang dimilikinya dan aspek psikologis lainnya yaitu dengan penelusuran bakat dan minat karyawan yang mengakomodasi kesempatan karir yang ada di perusahaan.

Pendidikan dan Latihan; Merupakan sarana yang diperlukan apabila perubahan / pengembangan pekerjaan menuntut agar pengetahuan dan wawasan atau tingkat pendidikan harus ditambah untuk dapat melaksanakan pekerjaannya dengan baik dan benar.

Ruang Lingkup

Lingkup proposal manajemen karir ini meliputi pembahasan mengenai; Pola Karir dan Peta karir, sistem penilaian prestasi kerja, pengkajian minat dan kemampuan pribadi, analisis kesempatan karir di perusahaan, serta kelengkapan infrastrukturnya dan secara praktis lingkup yang akan dipaparkan dalam proposal ini mencakup semua aspek Pengelolan karir, yang antara lain meliputi unsur-unsur sebagai berikut :

A. Persiapan sarana dan prasarana

1. Setiap pekerjaan yang bersifat fungsional maupun struktural telah di ukur dan memiliki satuan hasil kerja (output) yang jelas.
2. Setiap unit organisasi telah menghitung kebutuhan manhour untuk setiap pekerjaan fungsional dan disusun ke dalam form job profile.
3. Pelaksanaan penilaian prestasi kerja untuk setiap karyawan direalisasikan dalam bentuk aturan perusahaan dan dilaksanakan oleh seluruh unit organisasi.
4. Pola dan peta karir disahkan oleh perusahaan sebagai pedoman wadah perjalanan / perkembangan kualifikasi karyawan untuk meniti karir.
5. Penilaian dan atau pengukuran pencapaian prestasi dan kualifikasi karyawan dimonitor dan dicatat oleh setiap atasan.
6. Persiapan anggaran bagi pengembangan sumber daya manusia (pelatihan, tingkat pendidikan, dan atau yang lainnya yang berhubungan dengan dukungan untuk mengidentifikasi dan mengembangkan/meningkatkan kualifikasi karyawan) telah dihitung rencana anggarannya.
7. Sekretariat pembinaan profesi, yang berfungsi untuk konseling karyawan yang menghadapi persimpangan karir dan pemeliharaan & perawatan pengelolaan karir karyawan telah disiapkan dan dibentuk (baik team penilai dan organisasinya).

B. Ketentuan Pokok

• Kebijakan Manajemen karir karyawan berlaku sebagai acuan untuk kebijakan-kebijakan operasional yang dituangkan dalam aturan-aturan pokok-pokok SDM yang memenuhi peraturan perundang-undangan yang berlaku.
• Para Kepala Unit organisasi harus memelihara dan menjamin agar manajemen karir diberlakukan bagi seluruh permasalahan karir di Organisasi masing-masing.
• Pengembangan karir karyawan harus memperhatikan prinsip “ orang yang tepat pada tempat yang tepat” dan karyawan mau dan mampu bekerja sesuai dengan tuntutan organisasi.
• Setiap Unit Organisasi wajib menyiapkan dan menyusun Job Profile sesuai dengan program/proyek yang telah ditetapkan, yang berisi tentang jumlah dan jenis job title, jumlah dan komposisi kualifikasi karyawan berdasarkan kebutuhan job title, baik jabatan struktural maupun fungsional, dan pedoman ini akan menjadi sarana formasi (peluang pekerjaan/jabatan) untuk karyawan yang mengalami peningkatan karir dan layak menggantikan formasi yang kosong.
• Setiap karyawan di setiap unit organisasi telah memiliki job title dan telah dituangkan ke dalam performance plan (berisi tentang job assignment, satuan kerja, dan target kerja) yang disepakati dan diwujudkan dalam tanda tangan oleh atasan dan karyawan yang bersangkutan.
• Dengan menggunakan form performance plan, atasan harus memonitor dan mencatat hasil kerja, kinerja, dan peningkatan kualifikasi (kompetensi) para staffnya, dan menilai staf mana yang layak diajukan untuk rotasi maupun promosi, atau bahkan demosi.
• Atasan wajib merumuskan metoda perancangan rotasi dan promosi sesuai dengan karakteristik unit organisasi dan jenis pekerjaan yang diperlukan.
• Dengan menggunakan form catatan prestasi, atasan wajib memonitor dan menilai prestasi setiap stafnya setiap periode penilaian.
• Setiap atasan harus mengetahui pasti tugas-tugas pokok dari uraian pekerjaan yang ditanda tangani pada form performance plan.
• Setiap unit organisasi telah mempersiapkan anggaran untuk kepentingan pelatihan bagi karyawan yang memerlukannya sesuai dengan pekerjaannya.
• Setiap karyawan telah diidentifikasi mengenai bakat, minat, kemampuan, dan atau kompetensinya, melalui proses employee skill mapping.
• Setiap karyawan telah dijelaskan mengenai jalur karir bagi pekerjaan yang dipangkunya.
• Manajemen dianjurkan untuk membentuk majelis – majelis penilai di setiap Job Function.
• Rotasi / Mutasi ; Rotasi dan atau mutasi dapat dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut :
  
  · Tidak mengakibatkan kenaikan grade / level atau skala
  · Bukan merupakan hukuman atas suatu kesalahan yang dilakukan oleh karyawan.
  · Rotasi/mutasi dilakukan karena :
  
  

1. kemampuan karyawan tidak sesuai dengan tuntutan pekerjaan (baik kemampuan phisik maupun mental), yang ditunjukkan dari hasil pengukuran prestasi dan atau kinerja selama 3 periode penilaian.
2. Kebutuhan organisasi yang mengharuskan karyawan tersebut berpindah pekerjaan, dengan masa percobaan / orientasi selama 6 bulan, dan apabila setelah masa orientasi karyawan tersebut menunjukkan prestasi dan atau kinerja yang baik, maka karyawan tersebut ditetapkan untuk menduduki pekerjaan tersebut (jika tidak, maka dikembalikan pada pekerjaan semula).

• Promosi ; Promosi dapat dilaksanakan dng ketentuan sebagai berikut :

1. Adanya formasi yang ditunjukkan oleh adanya peluang pekerjaan yang kosong dalam job profile organisasi tersebut.
2. Mempunyai nilai prestasi baik selama 3 kali masa penilaian (1 kali masa penilaian adalah 8 bulan) dengan hasil penilaian berturut-turut sangat memuaskan.
3. Memiliki catatan kenaikan kualifikasi sesuai dengan job assignment dengan tingkat pekerjaan yang lebih tinggi, dan dimonitor serta ditanda tangani oleh atasannya.
4. Memenuhi anggaran perusahaan.
   
   

• Demosi; Demosi dpt dilaksanakan dengan ketentuan sebagai berikut :
  
  · Demosi merupakan program pembinaan karyawan, bukan merupakan hukuman, serta mempunyai batasan waktu.
  · Pelaksanaan demosi karyawan dilakukan dengan menurunkan grade satu tingkat dari grade yang sedang disandang dan mempunyai batasan waktu ( misalkan 6 bulan).
  

C. Pengorganisasian

· Proses Pembinaan Profesi dilaksanakan dilingkungan Job Family dengan lingkup tugas sebagai berikut :

- Merekomendasikan perpindahan pekerjaan karyawan
- Menilai tingkat kemampuan / kompetensi karyawann.
- Merekomendasikan kebutuhan pelatihan bagi karyawan

· Proses Pemonitoran Performansi kerja dilaksanakan di unit organisasi pengguna, dengan lingkup tugas sebagai berikut :

- Menanda tangani form performance plan bersama dengan karyawan yang bersangkutan.
- Memonitor, menilai, dan mencatat tingkat kinerja dan prestasi karyawan pada deriode yang telah ditentukan.
- Memberikan informasi mengenai formasi pekerjaan yang kosong pada fungsi sentral Sdm.
- Memberikan informasi tentang tingkat kinerja dan prestasi karyawan pada masing-masing Pembina profesi.

· Proses pengurusan usulan kenaikan jenjang karir dan informasi tentang formasi pekerjaan dilaksanakan di fungsi sentral Sumber daya manusia, dengan lingkup tugas adalah sebagai berikut :

- Menindaklanjuti usulan kenaikan jenjang karir karyawan.
- Menerbitkan surat keputusan atas perubahan pekerjaan dan atau promosi karyawan.
- Menyelenggarakan jasa konseling bagi karyawan yang memerlukannya.
- Memberikan informasi mengenai formasi pekerjaan yang sedang kosong.

D. Proses Pelaksanaan Pengembangan Karir

Antara atasan dengan bawahannya membuat suatu kesepakatan kerja dengan menggunakan Tugas – tugas Pokok yang dituangkan ke dalam form performance plan, dan ditanda tangani kedua belah fihak.

• Berdasarkan performance plan, atasan harus selalu memonitor dan mencatat tingkat prestasi, kualifikasi, dan kinerja karyawan pada setiap form yang dimaksud. Pemonitoran ini dilaksanakan selama 3 periode penilaian (1 perioda selama 8 bulan).
• Setelah 3 periode penilaian, pengusulan kenaikan jenjang karir karyawan dapat dilaksanakan sesuai dengan ketentuan perusahaan yang berlaku. Apabila ditengah periode penilaian terjadi rotasi pejabat /atasan ke bidang dan atau organisasi lain, maka atasan yang lama menyerahterimakan hasil penilaian prestasi dan kualifikasi yang telah dilaksanakan pada atasan yang baru.
• Apabila karyawan yang bersangkutan telah melalui penilaian selama 3 periode dan dinyatakan layak untuk naik grade dan atau jabatan, kemudian karyawan tersebut bimbang dalam menentukan keputusan pekerjaan / jabatan, maka dapat menggunakan jasa konseling jika diperlukan.
• Karyawan yang dinyatakan layak untuk naik jenjang/grade pekerjaan yang baru, harus menjalani masa percobaan dengan melaksanakan minimal 50% dari jumlah tugas-tugas pokok satu tingkat di atas pekerjaan yang lamanya, jika karyawan yang dimaksudkan tidak menunjukkan prestasi sesuai dengan yang diharapkan, maka karyawan tersebut harus diberikan tambahan pelatihan sesuai dengan waktu pelatihan yang dipersyaratkan oleh materi tersebut. Setelah menjalani pelatihan karyawan tersebut diuji coba kagi untuk melaksanakan pekerjaan di atas selama 8 bulan dan dinilai kembali pencapaian prestasinya.
• Setelah dinyatakan layak untuk naik jenjang, maka diterbitkan surat keputusan penetapan job/position yang baru, namun jika karyawan tersebut tetap menunjukkan ketidaklayakannya, maka karyawan tersebut akan tetap berada di grade lamanya, selama karyawan tersebut menjalani masa percobaan, gaji yang diterimanya tetap menggunakan grade asal.
• Entry data-base sesuai dengan perubahan (skep).
  

E. Pengendalian ( Kriteria – criteria )

• Pengajuan kenaikan karir karyawan, diusulkan dan ditandatangani oleh masing-masing manajer masing-masing unit organisasi.
• Yang bersangkutan telah memangku pekerjaan selama minimal 2 tahun.
• Yang bersangkutan telah melaksanakan tugas-tugas Pokok secara keseluruhan.
• Yang bersangkutan telah menunjukkan prestasi dengan nilai memuaskan dan/atau sangat memuaskan selama 3 kali periode penilaian (1 kali penilaian dengan waktu 8 bulan).
• Yang bersangkutan telah menunjukkan kenaikan kualifikasi dengan indikasi penambahan job assignment selama 8 bulan, dengan prestasi memuaskan.
• Tersedianya peluang (formasi) pekerjaan dalam organisasi dimana yang bersangkutan berada.
• Yang bersangkutan telah menjalani uji kompetensi Profesi (Pengetahuan, Ketrampilan, dan Attitude) dan dinyatakan lulus oleh Tim Majelis Penguji Profesi.
• Tersedianya anggaran
  

F. Supervisi manajemen karier

Upaya yang harus disiapkan untuk mengantisipasi hambatan dalam proses manajemen karier dalam rangka mencapai tujuannya, adalah dengan :

1. Konsistensi terhadap kualifikasi yang dipersyaratkan

Proses administrasi, proses pemeriksaan terhadap kelengkapan dokumen – dokumen yang dipersyaratkan untuk pengurusan proses kenaikan jenjang karir.

Uji coba : perlu dilakukan untuk mengetahui realita output yang dihasilkan apakah sesuai standard yang telah ditetapkan. Uji coba ini diberikan selama 8 bulan untuk menjalankan sebagian aktivitas/tugas pokok promosi suatu job dari grade semula, apabila memenuhi standard ybs dapat disesuaikan gradenya sesuai dengan job yang disandangnya.

Sistem & prosedur : Prosedur diperlukan sebagai pedoman yang harus dilalui dalam pelaksanaan pengelolaan karir, dengan sistem prosedur ini kesalahan-kesalahan yang terjadi dapat diketahui secara dini.

2. Ketidak sesuaian antara kebutuhan dengan kenyataan, baik kuantitas maupun kualitas tenaga kerja, dalam hal ini fungsi Man power planning berperan aktif untuk menjabarkannya dari program usaha peningkatan produktivitas perusahaan ke dalam :
· Perencanaan kebutuhan SDM untuk di masa yang akan datang;
· Perencanaan untuk keseimbangan personil di masa depan;
· Perencanaan untuk antisipasi pengembangan.

3. Terjadi rangkaian gerbong, apabila seorang karyawan dimutasikan (promosi, rotasi maupun demosi) akan terjadi kekosongan pekerjaan dari job yang ditinggalkan dan menggantikan yang akan bisa berakibat pada mutasi yang dipaksakan, untuk itu perlu adanya koordinasi yang sangat baik antara program pengembangan karir dengan program usaha peningkatan produktivitas perusahaan.

4. Dalam rangka memperoleh orang yang tepat pada tempat dan waktu yang tepat (the right people, the right job and the right time), perlu adanya koordinasi dan integrasi yang baik antara Man power planing dengan upaya pembinaan karier.

7. Pendekatan Pola Pengembangan Karir

Model yang digunakan dalam pengelolaan karir ini adalah dengan menggunakan model “ Partnership “ yang terdapat dalam buku “Building a Career Development Program “, karangan Richard L. Knowdell.

Model Partnership merupakan metoda mensinergikan peranan 3 (tiga) komponen penting dalam pengelolaan pengembangan karir, 3 komponen tersebut adalah Perusahaan, Atasan, dan Karyawan.

Peranan Karyawan, Atasan dan Perusahaan dalam pengelolaan karier adalah sebagai berikut :

Karyawan
· Menerima tanggung jawab atas Karir sendiri.
· Mengkaji minat, ketrampilan dan nilai karir.
· Mencari informasi dan sumber pengembangan karir.
· Menetapkan tujuan dan rencana Karier.
· Memanfaatkan kesempatan pengembangan.
· Bicara dengan atasan mengenai rencana Karir yang realistis.
· Menganalisis dan meningkatkan kompetisi diri
· Mengembangkan diri ke arah pemilikan persyaratan jabatan yang dipersyaratkan
· Menciptakan nilai tambah (plus) untuk memperlancar jalan ke posisi yang diinginkan.

Atasan
· Memberikan umpan balik kinerja yang tepat waktu dan objektif.
· Memberikan penugasan-penugasan dan dukungan yang sifatnya pengembangan.
· Membahas pengembangan Karir bawahannya.
· Mendukung rencana pengembangan kualifikasi karyawan.

Perusahaan (organisasi)
· Menyiapkan misi, kebijakan, system dan prosedur pengembangan karir.
· Memberikan kesempatan pelatihan dan pengembangan.
· Memberikan informasi mengenai karir dan program-program karir.
· Menawarkan beragam pilihan karir.

G. Form – form yang digunakan

· Form Performance Plann
· Form Pemonitoran dan pencatatan kualifikasi /kompetensi
· Form hasil penilaian prestasi
· Form Usulan Promosi, rotasi, dan atau demosi