Job Analysis; dalam lingkup Tahap Persiapan

1. Komitmen Manajemen/Pejabat

Pengalaman penulis dalam melaksanakan program job analisis di lingkungan perusahaan Badan Usaha Milik Negara, komitmen fihak manajemen mempunyai andil yang sangat besar dan berpengaruh untuk mencapai hasil yang optimal, khususnya dalam hal penyediaan sarana dan prasarana, serta bentuk perhatian yang berkesinambungan selama program berlangsung. Berilah keyakinan pada fihak manajemen, bahwa program job analisis ini mempunyai kesetaraan yang sama dengan program pengembangan produk, bahkan program promosi atas produk yang dihasilkan perusahaan, kalau perlu buatlah laporan analisa keuntungan, bahwa dengan menjalankan program analisis pekerjaan, maka akan dapat mendatangkan keuntungan dengan adanya penghematan di segala lini fungsi organisasi, dimana di dalam laporan tersebut berisi mengenai berapa biaya, waktu, dan tenaga yang dapat dihemat apabila program analisis pekerjaan ini dijalankan dan diaplikasikan. Libatkan setiap kepala fungsi unit organisasi di dalam kepanitiaan pelaksanaan program untuk setiap tahapan proses analisis pekerjaan, dengan menempatkannya sebagai pengawas/pengamat dan atau sebagai kepala proyek masing-masing tahapan atau pada setiap kegiatan analisis pekerjaan serta memberikan laporan/kesimpulan secara berkala, agar setiap lini pejabat fungsi dapat mengetahui pasti tujuan dan manfaat analisis pekerjaan serta dapat memberikan urun rembug untuk kelancaran dan terjaminnya tingkat kualitas yang dihasilkan, dengan demikian para pejabat dapat memaklumi bahwa program analisis pekerjaan bukan hanya merupakan beban kerja dari fungsi pengelolaan sumber daya manusia, karena pada dasarnya setiap pejabat dari lini fungsi manapun mempunyai tanggung jawab penuh atas pengelolaan sumber daya manusia, khususnya pada bawahannya (Every Manager is a Human Resource Manager). Sehingga setiap pejabat akan dapat merasakan penting dan butuhnya hasil dari proses analisis pekerjaan yang dapat dimanfaatkan oleh setiap fungsi.

Rencanakanlah terlebih dahulu apakah perusahaan akan mengundang konsultan dalam pelaksanaan program atau akan dilaksanakan oleh para analis pekerjaan yang biasanya berada pada fungsi pengelolaan sumber daya manusia, atau dilaksanakan secara bersama-sama antara analis pekerjaan perusahaan dengan tenaga konsultan. Jangan lupa untuk membekali para analis pekerjaan dengan penyegaran/pelatihan bagi para analis pekerjaan dengan materi teknik dan metoda analisis pekerjaan.

Sosialisasikanlah program analisis pekerjaan melalui sarana komunikasi yang ada di perusahaan ke semua pekerja, sehingga program yang akan dilaksanakan akan dapat dijamin kelancarannya dengan mendapat bantuan penuh dari semua jajaran organisasi, khususnya pada tahapan observasi pekerjaan untuk mendapatkan bantuan data pekerjaan yang diperlukan oleh para analis pekerjaan.

2. Merancang standard-standard

Setelah manajemen dan semua lapisan pekerja telah mengetahui tujuan dan manfaat dan mendukung penuh atas pelaksanaan program analisis pekerjaan, selanjutnya sesuai dengan pemotretan/observasi kebutuhan data/informasi pekerjaan untuk setiap fungsi, kita perlu merancang standard-standard penulisan, Bentuk format, dan Kelengkapan materi yang diperlukan dalam data/informasi pekerjaan (lembar uraian, persyaratan kualifikasi, dan tahapan pekerjaan). Adapun beberapa standard yang perlu dipertimbangkan dalam merancang bentuk dan format data/informasi pekerjaan adalah sebagai berikut;

1. Standard penggunaan kata kerja; Ungkapan kalimat merupakan unsur yang sangat penting dan berperan dalam menentukan hasil dari proses rumusan data/informasi pekerjaan, sebab lembar yang berisi data mengenai uraian pekerjaan akan dibaca oleh siapapun dan yang membacanya harus mudah mengerti dan mencerna isi yang terkandung dalam lembar informasi pekerjaan tanpa harus mengeluarkan usaha berfikir yang besar, sehingga pada tahapan ini kita perlu mempertimbangkan dibuatnya standard penggunaan kata kerja yang tujuannya agar setiap kata kerja yang digunakan dan dituangkan dalam lembar uraian pekerjaan tidak menimbulkan interpretasi yang menyimpang dari maksud yang diungkapkan oleh analis pekerjaan, hal ini diketengahkan karena di setiap lini fungsi organisasi akan mempunyai pengertian yang berbeda atas penggunaan kata kerja sebagai, contoh untuk kata kerja "memverifikasi"; untuk lini pekerjaan engineering, produksi, atau keuangan mungkin mempunyai arti yang berbeda, sehingga sebaiknya setiap kata kerja yang akan digunakan, perlu didefinisikan secara cermat dan jelas agar kata kerja verifikasi tadi dapat dimengerti oleh pekerja di setiap fungsi kerja sesuai dengan masing-masing lini fungsi kerjanya.



2. Standard penggunaan elemen elemen dan format data/informasi pekerjaan; Banyak elemen materi yang dapat kita masukan dalam lembar data/informasi, namun kita tidak menginginkan semua materi masuk, karena mungkin sebagian materi tidak kita butuhkan dalam aplikasi setiap lini organisasiai, oleh sebab itu untuk menstandardkan elemen materi uraian, kita dapat mengacu pada data/informasi yang pernah kita observasi/potret dari hasil identifikasi dari masing-masing kebutuhan fungsi organisasi, baik dari fungsi pengeloaan sumber daya manusia maupun dari fungsi lain yang membutuhkan data/informasi bagi kebutuhan fungsinya.



3. Standard penggunaan jumlah Key task; Hasil rumusan uraian pekerjaan yang disusun tanpa memperhitungkan waktu proses suatu pekerjaan akan berdampak tidak dapat diaplikasikannya pokok-pokok pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh pekerja, dan selain itu juga bahan dasar untuk membuat sistem atau metoda kerja tidak banyak manfaat yang didapatkan, sehingga terkadang sia-sia saja data/informasi pekerjaan dilakukan. Oleh sebab itu sebaiknya kita pertimbangkan secara matang dalam menentukan jumlah aktivitas (key task) untuk setiap pekerjaan dengan jalan membuatkan tahapan pekerjaan dan setiap tahapan (statsion kerja) dihitung penggunaan waktunya, sehingga mungkin saja satu pekerjaan dengan lainnya akan mempunyai jumlah pokok pekerjaan (key task) yang berbeda. Untuk menyusun tahapan kerja ini kita dapat memanfaatkan metoda "Time Study", dari metoda ini yang dikalangan mahasiswa Teknik Industri dikenal sebagai "Teknik Tata Cara Kerja" (TTC) yang manfaatnya kita dapat juga menetapkan seberapa besar/relativitas statsion kerja yang akan dibentuk sesuai dengan penyediaan aturan waktu kerja waktu dari perusahaan. Isi atau materi dari TTC berkisar pada penguraian semua tahapan aktivitas, dimana penggambarannya akan berbentuk peta operasi kerja dan menggunakan symbol-symbol yang telah ditentukan, serta dilengkapi dengan keterangan aktivitas, sehingga lengkap informasi tersebut dalam kita menghitung waktu, kualitas, kuantitas, serta kebutuhan tenaga kerjanya untuk memproduksi barang/jasa tersebut. Sebelum kita masuk dalam penggambaran peta operasi kerja, terlebih dahulu perlu kita mengetahui symbol-symbol apa saja yang akan digunakan dalam penggambaran peta operasi kerja. Berdasarkan apa yang tertulis
   dalam buku "Penelitian kerja & Penelitian metode", penerbit Erlangga tahun 1975, mulai halaman 13 sampai 38, bahwa symbol-symbol yang dimaksud disebut sebagai tanda-tanda Bagan Proses, namun kalimat "tanda-tanda" dalam pembahasan dalam buku ini tetap akan menggunakan kata "symbol" dan Bagan Proses", akan tetap menggunakan kata Peta operasi kerja.

Symbol-symbol operasi kerja yang dimaksud dapat dilihat pada gambar-3. Untuk dapat mengaplikasikan symbol-symbol yang dimaksud, dapat kita lihat dalam illustrasi peta operasi yang menggambarkan aktivitas Pembongkaran, pembersihan dan degreasing sebelum diperiksa.

3. Buku pedoman pelaksanaan analisis pekerjaan; Setelah ketiga standard di atas telah ditetapkan, maka perlu kita rangkum menjadi buku pedoman pelaksanaan analisis pekerjaan yang berisi mengenai kaidah-kaidan serta aturan main yang harus dipatuhi oleh para analis pekerjaan di dalam melaksanakan pekerjaannya. Adapun materi yang perlu dipertimbangkan untuk masuk dalam buku pedoman diantaranya adalah sebagai berikut;

• Gambaran secara lengkap atas tahapan pelaksanaan analisis pekerjaan
• Definisi-definisi setiap metoda dan tahapan
• Mekanisme-mekanisme setiap tahapan
• Kaidah-kaidah dan aturan main yang harus dipatuhi
• Daftar dan definisi penggunaan kata kerja
  
  Dan sebaiknya buku pedoman yang telah disusun, dilegalisir oleh para pejabat yang berwenang.

4. Perencanaan biaya, jadual, dan panggunaan tenaga kerja/sarana-prasarana
Untuk penyusunan perencanaan ini diperlukan perkiraan dan perhitungan yang cermat agar optimasi penggunaan biaya dan atau tenaga kerja serta sarana prasarana dapat dimanfaatkan secara optimal dan hasilnya dicapai sesuai dengan yang diharapkan. Pedoman metoda penyusunannya kita dapat memanfaatkan pedoman penyusunan "Tata Laporan Proyek"/manajemen proyek, yang didalamnya kita dapat menghitung dan menyimpulkan banyak hal yang berhubungan dengan penghitungan waktu penyelesaian (jadual kerja), biaya, dan penggunaan tenaga kerja/sarana dan prasarana.

5. Perancangan Pekerjaan.

Seperti yang telah dipaparkan di atas, bahwa setiap organisasi mempunyai aktivitas, dan aktivitas/pekerjaan/peran tersebut terdiri atas aktivitas yang berbeda dan eksistensi keberadaannya membentuk suatu komposisi unik untuk setiap kelompok pekerjaan di setiap perusahaan/organisasi. Selain aktivitas yang ada di dalam organisasi, manusia juga terlibat langsung dalam gerakan kemana arah organisasi tersebut menuju. Nah dalam menjalankan masing-masing kontribusinya antara organisasi, manusia dan aktivitas/pekerjaan tersebut terjadi pembentukan hubungan yang sistematik antara satu dengan lainnya dan menjadikan suatu sinergi kerja yang luar biasa terikatnya. Hubungan antara organisasi, manusia dan pekerjaannya akan menimbulkan situasi yang cukup kompleks, dari sisi manusia, akan muncul kebutuhan-kebutuhan seperti; aspirasi, lingkungan sosial, kreativitas, dan lain-lain, dari sisi organisasi akan tercipta suatu pekerjaan/peran, tujuan yang akan dicapai, dan produk yang dihasilkan, sedangkan dari sisi pekerjaan, akan muncul beragam tuntutan pekerjaan yang harus dilaksanakan, persyaratan yang harus dipenuhi, dan sifat/karakter pekerjaan/jabatan. Dari hal tersebut, maka jika kita akan merancang suatu pekerjaan di suatu konteks modern, yang perlu kita pertimbangkan bukan hanya pada isi pekerjaan formal saja, tetapi juga kesempatan dan hubungan sosial diantara peran dengan kepekaan kebutuhan individu dan pertimbangan-pertimbangan lain. Dengan kata lain, perancangan pekerjaan menurut Marwansyah dan Mukaram dalam bukunya yang berjudul “ Manajemen Sumber Daya Manusia “ yang diterbitkan oleh Pusat Penerbit Administrasi Niaga Politeknik Negeri Bandung, Indonesia, tahun 1999, yang menyatakan bahwa unsur – unsur berpengaruh pada perancangan pekerjaan adalah :

• Unsur – unsur Organisasi; Pendekatan Mekanistik, Aliran Kerja, Praktek-praktek Kerja, Ergonomik.
• Unsur – unsur Lingkungan; Kemampuan dan Ketersediaan Karyawan, Ekspektasi.
• Unsur – unsur Prilaku; Otonomi, Keragaman, Identitas Tugas, Signifikansi/arti penting tugas, Umpan balik.
• Unsur – unsur setting tujuan perusahaan; Perubahan Teknologi, Target Kerja, Efektivitas Kerja

Definisi pekerjaan berdasarkan buku " The Job Analysis Handbook for Business, Industry, and Government", menyatakan bahwa pekerjaan dalam pengertian lingkup terbatas adalah suatu tugas. Pada lain penggunaan, pekerjaan adalah set khusus dari suatu tugas yang dilaksanakan oleh orang, sedangkan dalam pengertian yang luas, suatu pekerjaan adalah total peran dalam suatu organisasi , termasuk didalamnya peta karir. Berawal dari pernyataan tersebut, dalam perancangan pekerjaan sebaiknya kita mempertimbangkan segala aspek; seperti aspek sosial, lingkungan, sifat produk, karakter organisasi dan aspek pembatasan lingkup kerja. Dari semua aspek tersebut, aspek lingkup kerja yang definitif merupakan aspek yang penting, karena behubungan langsung dengan karakter organisasi. Hal ini sangat dimungkinkan karena perancangan pekerjaan mempunyai sisi lain dengan tujuan yaitu untuk membuat suatu organisasi dapat berjalan harmonis pada saat peran-peran tersebut dilaksanakan oleh manusia yang hubungannya secara sistimatik dengan setiap bagian yang masing-masing menghasilkan produk atau jasa.

Secara umum karena hubungan antara organisasi, peran, dan pelaksana peran sangat erat, maka sebelum kita merancang suatu pekerjaan, kebutuhan-kebutuhan yang perlu dipertimbangkan dari sisi manusia adalah sebagai berikut;

1. Kebutuhan kerja yang menantang dan berarti bagi pelaksana pekerjaan.
2. Kebutuhan belajar pada pekerjaan yang spesifik, kriteria pelaksanaan tidak sepele dan mendapatkan umpan balik.
3. Kebutuhan adanya lingkup pengambilan keputusan dengan menggunakan kebijakan dan dievaluasi pada dasar dari hasil yang obyektif.
4. Kebutuhan untuk dukungan sosial di tempat kerja.
5. Kebutuhan dari suatu kontribusi.
6. Kebutuhan peranan hubungan kerja dengan hubungan luar.
7. Kebutuhan penjenjang karir yang akan datang sesuai kemampuan.
8. Kebutuhan pemilihan dalam melaksanakan pekerjaan untuk mengakomodasikan perbedaan individu dan lingkungan sekitar.

Sedangkan ditinjau dari segi organisasi, diperlukan adanya pengkajian sifat dan karakter organisasi, seperti halnya antara organisasi produksi dengan organisasi jasa, atau organisasi swasta dengan organisasi pemerintahan. Secara universal di dalam suatu organisasi, sifat pekerjaan (task) terbagi atas pekerjaan yang berkarakter Organisasi (Organisational task) dan pekerjaan yang berkarakter Teknik (Technical task), dimana masing-masing karakter tersebut menuntut kelengkapan elemen yang berbeda. Technical task berkontribusi langsung pada sistem produksi, kelengkapan elemen yang dibutuhkan meliputi informasi mengenai teknologi, alat-peralatan, material, konfigurasi, kontrol, manual teknik, sistem informasi, manual prosedur, dan menentukan pekerjaan teknik apa yang akan dilaksanakan. Sedangkan Organisational task disebut juga Social syatem task yang didalamnya memerlukan informasi mengenai elemen-elemen koordinasi, perencanaan, perawatan, pelaksanaan pekerjaan, pelatihan, performansi pekerja, pemecahan masalah disiplin dan lain-lain, aturan-aturan organisasi dan prosedur, susunan kewenangan, system organisasi, system kompensasi, system sdm, dan system kontrol produksi, serta menentukan pekerjaan organisasi apa yang akan dilaksanakan. Garry Dessler dalam bukunya menyatakan bahwa perancangan pekerjaan yang selanjutnya menjadi bentuk data/informasi pekerjaan, sebaiknya mempunyai informasi-informasi kelengkapan yang memadai seperti; kejelasan aktivitas kerja, mewadahi prilaku manusia, mesin, alat/perlengkapan bantuan kerja yang digunakan, standard kinerja, konteks jabatan, dan tuntutan manusiawi lainnya.

Dari segi teknik/metoda analisis pekerjaan/jabatan, dalam merancang pekerjaan kita awali terlebih dahulu memotret atau mengidentifikasikan sifat dan karakter organisasi dengan jalan menterjemahkan misi, visi, dan tujuan dari organisasi tersebut. Sebelum kita menterjemahkan misi, visi, dan tujuan organisasi yang dimaksud, sebaiknya kita menyamakan inetrpretasi dan persepsi kita terlebih dahulu mengenai misi, visi, dan tujuan organisasi; Misi merupakan sesuatu yang diemban dan harus dilaksanakan selama perjalanan organisasi untuk mencapai tujuan, sedangkan visi adalah pandangan jauh ke depan dimana dalam hal ini tidak beda dengan cita-cita yang akan diraih atau dicapai oleh perusahaan, dan Tujuan adalah arah organisasi bergerak dan target yang harus dipenuhi, yang biasanya divisualisasikan dalam bentuk kualitas, kuantitas, dan atau delivery produk/jasa yang dihasilkan. Sehingga pada penuangan data pekerjaan ke dalam format uraian dan persyaratan pekerjaan akan dapat menggambarkan segala tuntutan, baik tuntutan kelancaran organisasi, peran-peran organisasi, maupun pelaksana organisasi. Hal ini dimungkinkan karena organisasi merupakan suatu system yang berhubungan dengan pengelolaan pemanfaatan segala sumber daya yang akan menentukan tercapainya tujuan. Dengan bantuan implementasi teknologi, manusia akan melaksanakan fungsi-fungsi atau tugas-tugas, maka di dalam organisasi tersebut akan terdapat stasion-stasion fungsi atau dapat disebut sebagai stasion kerja. Stasion kerja tersebut akan membentuk kelompok-kelompok pekerjaan secara bertingkat yang menggambarkan adanya suatu muara akhir pekerjaan. Sebagai contoh dari penjelasan di atas, coba kita perhatikan proses perancangan pekerjaan pada unit organisasi Human Resources Management (Pengelolaan Sumber Daya Manusia) di bawah ini :

VISI
“ MENJADI PENGGERAK MULA (PRIME OVER) TERHADAP USAHA PEMBERDAYAAN SUMBER DAYA MANUSIA PT. CAHAYA MEKAR AIR LINE “

MISI
“ MENDORONG DIWUJUDKANNYA SDM YANG PROFESIONAL, PRODUKTIV, DAN BERINTEGRITAS TINGGI, MELALUI SISTEM, PROSEDUR DAN PRODUK – PRODUK LEGISLATIF LAINNYA “
TARGET

MENETAPKAN PEKERJAAN BAKU SESUAI DENGAN KEBUTUHAN PROGRAM TERKONTRAK.
POSTUR (JUMLAH DAN KOMPOSISI KOMPETENSI) SUMBER DAYA MANUSIA DENGAN PORTOFOLIO BISNIS .
MENJAGA KEMAMPUAN SUMBER DAYA MANUSIA SESUAI PERUBAHAN TEKNOLOGI DAN PROGRAM TERKONTRAK.
KOMPENSASI SUMBER DAYA MANUSIA YANG ADIL, BERSAING, DAN MEMOTIVASI.

Dari pernyataan di atas, kita dapat mengidentifikasi dari keyword Misi dimana kata kuncinya adalah “menjadi penggerak mula” , yang berarti fungsi tersebut merupakan fungsi sentral atas kegiatan pemberdayaan Sdm. Kata kunci selanjutnya yang didapatkan dari Visi adalah “ Mendorong” yang kita artikan sebagai fungsi yang selalu berinisiatif untuk selalu melakukan peningkatan kompetensi Sdm menjadi lebih professional, produktif, dan mempunyai integritas tinggi dan berubah menjadi lebih baik kita sepakati terlebih dahulu apakah kita akan menggunakan cara pembentukan organisasi berdasarkan fungsi atau proses kerja. Namun kami sarankan untuk mempermudah pembentukannya maka gunakan alternative kedua, yaitu dengan mengurutkan aktivitas proses awal sampai pada aktivitas proses akhir. Setelah itu kita identifikasikan muatan aktivitas di masing-masing rencana tingkat organisasi sesuai kewenangan, dengan menggunakan beberapa parameter (wewenang, tanggung jawab, dan satuan output), maka kita dapat menetapkan secara kesepakatan tentang jenis fungsi aktivitas ke dalam aktivitas structural atau aktivitas fungsional, yang selanjutnya kita kelompokkan ke dalam masing-masing rumpun pekerjaannya sesuai dengan proses kerja.

Tahap selanjutnya setelah kita mengidentifikasi visi, misi, dan tujuan organisasi, berdasarkan tingkat (layer) birokrasi yang terdapat dalam organisasi, dari hasil identifikasi visi, misi, dan tujuan organisasi kita akan dapat mengidentifikasi lingkup tanggung jawan dan wewenang untuk masing-masing tingkat organisasi tersebut. Biasanya setiap satu unit pekerjaan akan mempunyai aliran kerja yang akan berujung pada pengambilan keputusan (misalkan; hasil pemeriksaan, menunggu, pengesahan, tindak lanjut pada proses selanjutnya, dan lain-lain), yang dalam aliran tersebut suatu pekerjaan akan melalui tahapan-tahapan berdasarkan tingkat kewenangan yang telah ditentukan/dirancang dalam organisasi tersebut. Seperti yang telah penulis singgung di awal pembicaraan, bahwa tingkat kewenangan mempunyai lingkup (batasan) tertentu sesuai dengan tingkat jabatan yang tertera dalam organigram perusahaan. Untuk jabatan yang belum terlihat jelas pemberian kewenangan atas suatu keputusan, maka dalam proses merancang pekerjaan/jabatan, khususnya pengidentifikasian aliran kerja dan tingkatan organigram, dapat menentukan secara proporsional atas tanggung jawab wewenang setiap jabatan yang dibentuk. Untuk lebih jelasnya, mari kita lihat illustrasi yang diperlihatkan dalam gambar-5.
Dari gambaran peta operasi di atas, dengan assumsi bahwa terdapat 3 pekerjaan yang masing-masing mempunyai tahapan kerja, setiap pekerjaan setelah selesai masing-masing tahapannya akan diperiksa, dan biasanya jika di lini produksi pekerjaan tersebut akan diperiksa oleh quality control dan dilegalisasikan oleh atasannya, demikian halnya dengan tahapan integrasi ketiga pekerjaan, setelah selesai diintegrasikan, maka selanjutnya akan diperiksa oleh bagian quality assurance, dan seperti biasa maka akan dilegalisasikan oleh atasannya. Tapi mungkin pada bidang pekerjaan yang sifatnya paperwork, maka pemeriksaan dan pelegalisasian pekerjaan dilakukan secara bertahap oleh atasan sesuai dengan sifat pada tingkat birokrasi organisasi. Dari hal ini dapat kita lihat bahwa pembagian tanggung jawab setiap tahapan kerja sangat jelas untuk masing-masing bidang, sifat, dan tingkatan pekerjaan, misalkan tanggung jawab yang ada pada pelaksana kerja untuk menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan kualitas, kuantitas, dan waktu penyelesaian yang telah ditetapkan, kemudian tanggung jawab yang diemban oleh bidang pekerjaan quality control dan quality assurance, atas kualitas produk sesuai dengan mutu yang telah ditetapkan, demikian halnya dengan atasannya yang mempunyai tanggung jawab dan kewenangan yang berbeda untuk setiap hasil produksi/pekerjaan. Illustrasi dari ini semua masih dalam kategori pekerjaan yang bersifat teknis, dimana semua pedoman berfokus pada aturan yang dibuat oleh perusahaan. Dalam bidang atau lini fungsi organisasi lainnya, yang mempunyai sifat pekerjaan menterjemahkan sesuatu, entah itu berbentuk cetak biru hasil rekayasa yang selanjutnya untuk digambar pada bidang produksi, dan selanjutnya untuk pembuatan barang produksi, pekerjaan yang seperti ini mempunyai sifat nonteknis, tetapi sudah masuk dalam kategori taktis. Untuk lebih jelasnya kategori yang dimaksud, mari kita lihat birokrasi tersebut pada level organisasi seperti gambar-5 di bawah ini. Dalam illustrasi tersebut akan digambarkan bagan/organigram organisasi secara praktis sehingga dapat lebih mudah difahami.

Tingkatan Top Management; misalkan Direktur Utama dan para Direktur lainnya, mempunyai Kategori pekerjaan pada lingkup pekerjaan Strategis

Tingkatan Midle Management; misalkan para manager & Senior Manager, memiliki Kategori pekerjaan pada lingkup pekerjaan Taktis

Tingkatan Low Management; misalkan para Supervisor dan/atau foreman, memiliki Kategori pekerjaan pada lingkup pekerjaan Teknis

Dari gambaran di atas, secara kesepakatan kita dapat menetapkan lingkup tanggung jawab dan kewenangan untuk masing-masing kategori pekerjaan berdasarkan level jabatan, adapun lingkup dari masing-masing pekerjaannya adalah sebagai berikut :

• Top Management (Manajemen Tingkat Atas) yang berkategori pekerjaan strategis, dengan sifat tugas pada penetapan Strategi Tingkat Korporat, yaitu dengan lingkup tugas mengidentifikasi portofolio dari bisnis yang secara keseluruhan akan terdiri dari beberapa organisasi dan cara-cara dimana bisnis-bisnis ini akan berhubungan antara satu dengan lainnya.
• Midle Management (Manajemen Tingkat Menengah) yang berkategori pekerjaan taktis, dengan sifat tugas pada penetapan strategi Tingkat bisnis, yaitu dengan lingkup mengidentifikasi bagaimana membangun dan memperkuat posisi bersaing jangka panjang bisnis di lingkungan pasar.
• Low Management (Management Tingkat Bawah) yang berkategori pekerjaan teknis, dengan sifat tugas pada Strategi Tingkat Fungsional, yaitu dengan lingkup mengidentifikasi jalur dasar dari tindakan yang akan dikejar oleh masing-masing departemen bisnis untuk membantu bisnis mencapai tujuan kompetitif.

Sedangkan untuk menetapkan indikasi pedoman kerjanya untuk masing-masing level manajemen dapat kita gunakan unsur - unsur yang terdapat dalam manajemen yaitu “ POC “ (merencanakan, mengorganisir, dan mengendalikan), yang masing – masing unsur sebagai berikut :

• Unsur Merencanakan ; Menilai dan menetapkan prioritas dari bidang hasil, Merancang rencana jangka panjang dan pendek yang realistis, Merumuskan jadual yang mungkin dapat dicapai, Mengantisipasi masalah – masalah yang mungkin dan hambatan-hambatan ke arah pencapaian hasil yang dituntut.
• Unsur Mengorganisir ; Mengelompokkan kegiatan demi penggunaan optimal atas sumber-sumber daya perusahaan dalam rangka pencapaian tujuan, Secara jelas mendefinisikan tanggung jawab dan batas wewenang bawahan, Meminimalkan kebingungan dan ketidakefisienan dalam operasi kerja.
• Unsur Mengendalikan; Menetapkan prosedur yang tepat untuk terinformasi mengenai kemajuan kerja bawahan, Mengidentifikasi simpangan dalam kemajuan tujuan kerja, Menyesuaikan diri dengan simpangan dalam kerja untuk memastikan bahwa tujuan yang ditetapkan dapat dicapai.

Hal lain yang menjadi pertimbangan adalah jika pekerjaan struktural (jabatan) dikombinasi dengan pekerjaan pelaksana (fungsional), muncul pertanyaan, bagaimana kita membagi secara proporsional. Sebagai pedoman kita bisa gambarkan porsi pekerjaan secara proporsional untuk masing-masing level hirarki atas tanggung jawab dan kewenangan jabatan, yaitu Prosentase lingkup pekerjaan fungsional-manajerial sebagai berikut;

1. Low management (kategori teknis), maka misalkan prosentase :
   Fungsional 80%, Struktural 20%.
2. Midle Management (kategori Taktis), maka misalkan prosentase :
   Fungsional 60%, Struktural 40%.
3. Top Management (kategori Strategis), maka misalkan prosentase :
   Fungsional 20%, Struktural 80%

Prosentase pekerjaan yang bersifat fungsional dan manajerial untuk masing-masing tingkatan majemen pada gbr-6 merupakan gambaran mengenai pembagian prosentase konsentrasi kerja secara proporsional yang dapat ditetapkan berdasarkan ketentuan-ketentuan organisasi diperusahaan, dengan menentukan prosentase ini dimaksudkan untuk memperjelas masing-masing porsi tanggung jawab dan pendelegasian kewenangan untuk setiap jabatan pada tingkatan hirarki organisasi dan akan dapat mengatasi pertanggung jawaban atas terjadinya resiko kesalahan atas pendelegasian wewenang.

Persiapan dalam memasuki proses perancangan pekerjaan berdasarkan uraian di atas merupakan perancangan yang diperuntukkan bagi penyusunan data/informasi pekerjaan yang berbentuk uraian pekerjaan dan persyaratan kualifikasinya, namun pada saat ini ada kecenderungan perubahan pedoman pelaksanaan kerja, seperti yang di tengarai oleh Gary Dessler dalam bukunya Human Resource Management jilid 1, halaman 116, yang menyatakan bahwa ,…. Dunia moderen berada diambang loncatan besar yang lain dalam kreativitas dan produktivitas, namun pekerjaan tidak menjadi bagian dari realita ekonomi masa depan. Masih dan senantiasa akan ada sejumlah besar pekerjaan yang harus dilakukan tetapi tidak terkandung dalam sampul seperti apa yang kita sebut sebagai pekerjaan/jabatan. Sesungguhnya banyak organisasi dewasa ini berada di sepanjang jalur ke arah "The Jobbed" (bekerja tanpa sebutan jabatan/pekerjaan tertentu). Pengerahan/pemikiran ini didasarkan pada statement yang seringkali terlontar dari mental pengguna uraian pekerjaan yaitu “itu bukan tugas saya“ ke mental yang akan memotivasi karyawan untuk meningkatkan ketrampilan yang baru yang mereka butuhkan untuk dapat menunjukkan kemampuannya dalam memikul tanggung jawab mereka yang lebih luas, dan di fihak manajemen para atasannya dapat memberikan tugas -tugas pada karyawannya tidak pada tugas-tugas secara sempit, tapi didasarkan pada ketrampilan karyawan yang dipunyainya. Sehingga dalam metoda ini tercermin adanya multi pekerjaan dan/atau multy skill pada setiap karyawan yang memang secara organisasi akan lebih ekonomis, efektif, dan efisien, namun memiliki kelemahan dalam hal kejelasan tanggung jawab dalam aliran kerja/proses kerja, serta dalam hal pemberian kompensasi bagi pekerja akan menghadapi keruwetan menetapkan gaji bagi karyawan, hal ini akibat ketiadaannya standard kerja yang jelas sehingga menyulitkan fihak manajemen dalam menetapkan basic salary. Jadi secara ringkas apabila metoda ini diterapkan dalam perusahaan, maka manajemen harus telah benar-benar siap akan terjadinya perubahan-perubahan yang sifatnya cepat serta setiap saat, dan hal ini akan membuat usaha ekstra bagi fungsi pengelolaan sumber daya manusia dalam memprediksi kecepatan perubahan tersebut.

Selain Perancangan pekerjaan, pada tahap persiapan ini juga kita perlu mengetahui tujuan dari pembentukan Job Description & Qualification Requirement (JDQ)/Uraian Pekerjaan & Persyaratan Kualifikasi Pekerjaan, hal ini dimaksudkan agar pada akhirnya isi/materi dalam format JDQ dapat diaplikasikan sesuai dengan harapan. Adapun daftar periksa yang dimaksud misalkan sebagai berikut:

1. Apakah interpretasi kebijakan manajemen tentang pembentukan Jdq telah dilaksanakan ?
2. Apakah program Sosialisasi awal telah dilaksanakan ?
3. Apakah Visi, Misi, Tujuan, dan Target telah diidentifikasikan dan ditetapkan ?
4. Apakah telah didefinisikan Budaya perusahaan sesuai dengan jenis dan karakter bidang usaha ?
5. Apakah proyeksi pengembangan usaha telah di canangkan dan apakah telah ditetapkan kurun waktu pelaksanaannya ?
6. Apakah telah dibentuk team, lingkup kerja & wewenangnya, serta ditanda tangani oleh manajemen ?
7. Apakah telah ditetapkan struktur dan level organisasi perusahaan ?
8. Apakah telah diidentifikasikan criteria dan peryaratan yang mendasari pembentukan fungsi dan level organisasi ?, dengan mempertimbangkan pada sifat homogen atau heterogen pekerjaan, yang memunculkan criteria pembentukan level organisasi, mis; criteria-kriteria 1. tergantung sifat pengambilan keputusan (strategis, Taktis, atau Teknis), 2. Pendelegasian Wewenang, 3. sifat dan proses pekerjaan, 4. Batas maksimal pengendalian sdm, dan atau 5. Berdasarkan Lokasi Kerja.
9. Apakah telah didefinisikan fungsi, tanggung jawab, dan wewenang untuk masing-masing levelnya ?
10. Apakah masing-masing level dan fungsi telah mempunyai nama jabatan ?
11. Apakah telah diidentifikasikan alat – alat ukur performansi kerja organisasi ?
12. Apakah telah diidentifikasikan jenis dan karakter masing-masing stasion pekerjaan ?
13. Apakah telah diidentifikasi aliran pekerjaan global, masing-masing fungsi, dan lain-lain sesuai yang diperlukan ?
14. Apakah masing-masing karyawan telah mengetahui dan memahami masing-masing aliran kerja di fungsinya ?
15. Apakah sudah ada peta tata letak pabrik ?
16. Apakah telah diidentifikasikan station kerja terkecil ?
17. Apakah telah diidentifikasikan untuk tujuan apa saja pembentukan Jdq ini ?
18. Apabila salah satu tujuannya akan membentuk msdm berbasis kompetensi, apakah telah diidentifikasikan kompetensi general dan spesifik untuk masing – masing fungsi kerja ?
    
    Kuesioner di atas tersebut berforkus pada obyek; Kebijakan Mgt, Organisasi, Aliran Kerja, dan Tujuan Pembentukan JDQ. Dan selanjutnya kita bisa tandai setiap pertanyaan dengan mencontreng sudah dilakukan atau belum, dan apa tindaklanjutnya.