Rabu, 22 Juli 2009

Job Analysis; dalam Lingkup Penyusunan Peta Karir

I. Pola dan Peta Karir Pekerjaan

Karir merupakan salah satu hak kompensasi karyawan berbentuk nonfinansial yang sangat penting dan harus selalu dipersiapkan dan dipelihara keberadaannya, mengingat sarana ini sangat penting bagi karyawan untuk mengembangkan kemampuan/ketrampilan dan atau kompetensinya. Dalam jangka panjang, perusahaan akan diuntungkan dengan mempunyai tenaga kerja yang qualified dan dapat memberikan kontribusi maksimal pada perusahaan, dan pada akhirnya perusahaan akan dapat mencapai misi dan target keuntungan seperti yang telah dicanangkan.

Terdapat 2 hal yang harus dipertimbagkan dalam membangun sarana pengembangan karir sdm, yaitu wadahnya yang terdiri dari pola dan peta karir serta system operasinya ( kriteria dan mekanisme ). Dalam pembahasannya di sini, hanya akan membahas tentang penetapan pola karir dan penyusunan peta karir.

Pengertian

Pola Karir adalah suatu setting bagan besar ketentuan yang harus diikuti dalam perjalanan/pengembangan karir karyawan yang dipersiapkan berdasarkan kebutuhan jenis dan bentuk perusahaan, dimana arah dan tujuan kualifikasi spesifik dari awal sampai akhir ketentuannya diselaraskan dengan tujuan untuk pencapaian target perusahaan.

Peta karir adalah suatu gambaran pemetaan (susunan) atas kumpulan pekerjaan yang disusun sedemikian rupa berurutan dari suatu pekerjaan yang mempunyai grade yang paling rendah sampai pekerjaan yang mempunyai grade yang paling tinggi (urutan vertikal dari bawah ke atas), baik berarah vertikal, horizontal, maupun diagonal.

2.1. Pendekatan Model Pola Karir

Pada perusahaan yang bergerak di bidang manufacturing yag di dalamnya memiliki berbagai sifat dan karakter pekerjaan, yang dikelompokkan dalam setiap Job Type, dan masing-masing Job Type perlu mengidentifikasi jenis pola karir yang dapat dianut, namun demikian, untuk dapat menetapkan pola karir, maka kita perlu mengidentifikasi jenis dan sifat-sifat pekerjaannya sehingga kita dapat mengidentifikasi penggunaan ciri, apakah menggunakan pedoman aliran kerja atau fungsi organisasi, atau bahkan paduan dari keduanya, maka perlu kita tentukan terlebih dahulu hal-hal seperti di bawah ini:
  1. Apakah dominasi pekerjaan terbanyak berada di bidang operasional ?.
  2. Apakah variasi, sifat, jenis, dan kedalaman aktivitas di Job Type tersebut relatif tidak rumit ?
  3. Apakah penguasaan semua pekerjaan di lingkungan Job Type dalam suatu satuan waktu yang relative, dapat dilaksanakan dengan mutu standard dan dapat dicapai dengan pengalaman pelaksanaan pekerjaan yang dibimbing dan dibina oleh atasannya ?.

Apakah berdasarkan kesamaan jenis dan tuntutan persyaratan kualifikasi untuk masing-masing pekerjaan di Job Type tersebut, diidentifikasi mempunyai kedekatan yang signifikan ?.

Dari hal tersebut di atas, ini menunjukkan bahwa sesorang karyawan yang berada/bekerja di lingkungan shop operation dapat melaksanakan semua jenis pekerjaan di shop operation, apabila karyawan tersebut dirawat dan dipelihara potensi pengetahuan, ketrampilan dan sikap kerjanya. Maka pendekatan model pengembangan karir karyawan yang diperlukan adalah model yang dapat menguntungkan dari 2 belah fihak (karyawan dan perusahaan). Model pengembangan karir yang diperkirakan sesuai adalah pengembangan karir Multi skill . Dimana pengertiannya adalah seorang karyawan dapat memulai karirnya di lingkungan shop operation dengan melaksanakan pekerjaan yang tuntutan ketrampilannya paling sederhana dan secara bertahap dengan menambah job assignment (uji penugasan) dalam satuan waktu tertentu (3 sampai 6 bulan) yang memiliki tuntutan ketrampilan satu tingkat lebih tinggi, dterapkan, serta secara berkesinambungan penunjukkan mutu kerjanya yang dunjukkan dari raihan prestasi kerjanya dan penambahan kemampuan/ketrampilan karyawan tersebut dicatat dan di identifikasi melalui pembuktian-pembuktian kompetensi. Hal ini dilakukan secara terus menerus sampai perjalanan karir karyawan tersebut berada pada tingkat/jenjang tertentu yang akan masuk dalam tingkatan profesi pengembang yang mempunyai karakter dan sifat pekerjaan dominant pada pengerahan usaha pengembangan, perancangan, dan atau innovasi-innovasi (baik arah jabatan structural maupun fungsional tingkat mahir).

Identifikasi pemberian kualifikasi fungsi-fungsi manajemen (perencanaan, pengkoordiniran, dan atau pengawasan/pengendalian) pada level tertentu, akan di tambahkan pada setiap job secara proporsional berdasarkan kesepakatan manajemen perusahaan.

2.2. Mekanisme Penyusunan Peta Karir

Misalkan peta karir di suatu perusahaan di susun berdasarkan masing-masing pembagian fungsi kerja (Shop Operation, Support, dan Managerial), penyusunnya dengan menggunakan metoda matriks, dan yang menjadi obyek dasarnya adalah kualifikasi masing-masing pekerjaan (pengetahuan dan ketrampilan) yang dipersyaratkan oleh setiap pekerjaan (job title), mekanisme globalnya adalah dengan kita membandingkan, memeriksa, meneliti, serta mengidentifikasi ada – tidaknya, dan kuat - lemahnya hubungan kualifikasi antara satu pekerjaan dengan pekerjaan lain, yang untuk selanjutnya akan diberikan gambar anak panah jika memang berkorelasi dan tidak diberikan gambar anak panah jika tidak memiliki korelasi. Di peta karir pekerjaan pun dicantumkan prosentase kuat – lemahnya korelasi antara pekerjaan satu dengan lainnya, yang menggambarkan atau mengillustrasikan seberapa besar usaha peningkatan kualifikasi yang harus dikeluarkan oleh seorang penyandang pekerjaan untuk mencapainya, baik melalui penambahan education formal, nonformal, atau magang kerja.
Seperti yang telah disinggung di atas, pemetaannya didasarkan pada pola karir yang telah ditetapkan yaitu bermula dari pemetaan berdasarkan lintas job title dan lintas fungsi. Peta karir pekerjaan tersebut disusun secara berjenjang berdasarkan grade secara teratur , serta dilengkapi dengan penggambaran arah panah yang diartikan sebagai jalur kandidat dan atau promosi suatu pekerjaan dari satu pekerjaan dengan pekerjaan lainnya, berdasarkan evaluasi korelasi masing-masing pekerjaan pada jenjang/grade tertentu. Pengaplikasiannya adalah untuk digunakan sebagai wadah/sarana dalam mengakomodir bagi perubahan atau kenaikan kualifikasi karyawan.
Untuk lebih jelasnya, mekanisme penyusunan peta karir secara rinci tersebut dapat di lihat di bawah ini

  1. Tetapkan standard-standard yang diperlukan dalam penyusunan peta karir, khususnya pada standard penggunaan terminologi yang diterapkan pada pernyataan-pernyataan pengetahuan dan ketrampilan teknis yang tercantum pada form uraian pekerjaan.
  2. Berdasarkan hasil evaluasi Pekerjaan, maka setiap pekerjaan telah memiliki nilai dan grade / jenjang. Pekerjaan-pekerjaan tersebut kemudian dipetakan mulai dari grade atau point terendah ke jenjang yang lebih tinggi. Pemetaan pekerjaan sebaiknya dikelompokkan dahulu berdasarkan rumpun dan kelompok pekerjaan, misalnya untuk jenis Pekerjaan /type COMMERCIAL, rumpun SALES MARKETING dan kelompok SALES yang terdiri dari pekerjaan-pekerjaan yang fungsinya menangani masalah penjualan ( misalnya; Sales Administrator, Product Support Salesman dan Aircraft Salesman). Selanjutnya gunakan satu pekerjaan yang memiliki point atau grade paling rendah dalam group tersebut dan tetapkan sebagai PEKERJAAN ACUAN dan satu pekerjaan lainnya yang memilki point atau grade setingkat lebih tinggi dan tetapkan sebagai PEKERJAAN PEMBANDING. Hal ini berdasarkan prinsip bahwa jenjang karir pekerjaan selalu dimulai dari grade terendah ke yang lebih tinggi.
  3. Dengan menggunakan FORM KORELASI, jabarkan uraian butir - butir Pengatahuan dan Kemapuan dan Keterampilan baik untuk Pekerjaan Acuan maupun Pekerjaan Pembanding pada kolom-kolom yang telah tersedia.
  4. Langkah berikutnya kita mulai menganalisa satu persatu adanya kemungkinan korelasi antara pengetahuan (Knowledge) dan Kemampuan & keterampilan (Skill And Abilities) dari Pekerjaan Pembanding dan Pekerjaan Acuan, caranya adalah sebagai berikut :

    Perhatikan tentang :
    a. Kesamaan rumpun kualifikasi, dan
    b. Tingkat kualifikasi.

    Siapkan segala referensi yang mendukung tentang pengetahuan (disiplin ilmu) dan atau ketrampilan.

    Bandingkan (satu) butir pengetahuan Pekerjaan Pembanding dengan seluruh butir pengetahuan Pekerjaan Acuan, demikian juga untuk 1 (satu) butir Kemampuan & keterampilan Pekerjaan Pembanding dengan seluruh butir Kemampuan & keterampilan Pekerjaan Acuan.

Hitung Prosentase hasil perbandingan.

1). Jumlahkan hasil perbandingan
2). Tetapkan anak panah korelasi


Catatan :

Karena pekerjaan Pembanding adalah pekerjaan yang memiliki grade yang lebih tinggi satu level dari pekerjaan Acuan, maka yang menjadi patokan perbandingan adalah isi dan jumlah kualifikasi knowledge dan skill / abilities dari pekerjaan Pembanding.
Dengan kata lain bahwa berapa besar prosentase kualifikasi pekerjaan Pembanding yang memiliki keterkaitan lingkup dan cakupan (korelasi) dengan kualifikasi yang dimiliki oleh pekerjaan Acuan.

Besarnya prosentase minimal adanya korelasi kualifikasi antara ke-2 pekerjaan yang diperbandingkan adalah sebesar 60%. Maksudnya besaran prosentase tersebut merupakan besaran tingkat keyakinan adanya korelasi diantara ke dua pekerjaan tersebut.

Jika terjadi tingkat korelasi di atas 75% (misalnya 80% s/d 100%) hal memperlihatkan tingkat kesamaan rumpun ( lingkup dan cakupan kualifikasi antara ke-2 pekerjaan yang diperbandingkan sangat kuat, karena hampir seluruh persyaratan pengetahuan dan ketrampilan bersifat dan berkarakter serumpun).

Hal lain yang harus dipertimbangkan adalah jka pada tingkat kualifikasi pekerjaan pembanding dan pekerjaan acuan terlihat sama, maka ini mengindikasikan adanya kesalahan dalam penuangan kualifikasi. Sebaiknya dipertimbangkan kembali untuk dilaksanakan analisis pekerjaan.

Dampak lain yang menjadi pertimbangan atas kesamaan tingkat kualifikasi adalah aktifitas yang tertuang dalam JDQ (Uraian pekerjaan and Qualification Requirement) ke-2 pekerjaan yang diperbandingkan bisa digabungkan menjadi satu level , karena ke-2 pekerjaan memiliki /membutuhkan kualifikasi yang hampir sama atau tidak ada perbedaan yang berarti.
Sebaliknya jika antara pekerjaan Pembanding dan pekerjaan Acuan terjadi tingkat korelasi kualifikasi dibawah 60% atau berkisar antara 10% - 59 %, artinya ke-2 pekerjaan yang diperbandingkan memiliki korelasi kualifikasi yang lemah atau sangat lemah.

Untuk menentukan Korelasi Kemampuan dan Keterampilan ke dua pekerjaan ( PEKERJAAN ACUAN & PEKERJAAN PEMBANDING) ada beberapa hal yang harus diperhatikan ;

Dapat dinyatakan berkorelasi apabila :

Penggunaan kata kerja ; ada beberapa kata kerja memiliki pengertian yang relatif sama meski berbeda istilah misalnya ; menginterpretasi, menafsirkan, menerjemahkan suatu permasalahan, peraturan atau metoda.

Berdasarkan obyek; Dimana obyek-obyek yang sama dalam suatu perusahaan industri memiliki perbedaan perlakuan misalnya ;
Orang vs orang, perlakuan yang biasa diterapkan adalah berkomunikasi baik satu arah ( presentasi, penyuluhan , mengajar ) maupun komunikasi dua arah ( berdiskusi, negoisasi, dan/atau berargumentasi).
Obyek terhadap data, perlakuan yang diterapkan biasanya adalah memilah, mengklasifikasi, dan/atau mengolah, dlsb.
Obyek terhadap dokumen, perlakuan yang diterapkan adalah mengarsipkan, menginventarisasikan, dlsb.
Obyek terhadap metoda, prosedur, dan/atau peraturan, perlakuan yang diterapkan menyusun, menerapkan, dan/atau mengaplikasikan, dlsb.
Obyek terhadap mesin/alat/peralatan, perlakuan yang diterapkan adalah menggunakan dan/atau mengoperasikan, dlsb.

Setelah kita menyimpulkan butir-butir mana saja dari Pekerjaan Pembanding yang berkorelasi dengan Pekerjaan Acuan kemudian kita cantumkan nomor-nomor butir kualifikasi pada kolom Korelasi Iterasi Antara Butir Knowledge dan Skill And Abilities kita beri tanda “a“sebagai tanda iterasi yang berkorelasi dan tanda “x” untuk iterasi yang tidak berkorelasi .

Untuk mendapatkan kesimpulan akhir, kita menjumlahkan kualifikasi yang dimiliki pekerjaan Pembanding, jumlah iterasi yang berkorelasi dan jumlah iterasi yang tidak relevan. Kemudian untuk mengetahui besarnya presentase korelasi ke-dua pekerjaan yang diperbandingkan, yaitu dengan membagi antara jumlah iterasi yang berkorelasi dengan jumlah kualifikasi pengetahuan, kemampuan dan keterampilan dari pekerjaan Pembanding, kemudian dikalikan 100% .


Keterangan:

· Tidak semua nomor (uraian kualifikasi) job Acuan dicantumkan dalam Form Korelasi, hanya yang benar-benar berkorelasi dengan kualifikasi job Pembanding saja.

· Kualifikasi knowledge job Pembanding no.1 berkorelasi dengan kualifikasi knowlegde job Acuan no.2 dst.

· Kualifikasi Skill & Abilities job Pembanding no.1 berkorelasi dengan kualifikasi skill & abilities job acuan no. 3 dan 4 .

Kita misalkan jumlah persyaratan kualifikasi (kemampuan dan keterampilan) pekerjaan Pembanding adalah 5, jumlah iterasi yang berkorelasi = 3. Maka besarnya prosentase korelasi antara ke-2 pekerjaan adalah 3/5 x 100% = 60%

Perlu diketahui bahwa berapapun jumlah persyaratan kualifikasi (kemampuan dan keterampilan ) pekerjaan Acuan, tidak menjadi bahan pertimbangan dalam menentukan besarnya korelasi kecuali jika ke-2 pekerjaan memiliki grade yang sama atau selevel.

Karena bagaimanapun pekerjaan Acuan harus menyesuaikan atau beradaptasi dengan lingkup dan cakupan kualifikasi yang dimiliki pekerjaan yang lebih tinggi gradenya atau memiliki jumlah kualifikasi yang lebih banyak ( untuk yang selevel).

Langkah berikutnya tetapkan tanda panah antara dua pekerjaan tersebut jika kesimpulan akhir menyatakan bahwa dua pekerjaan itu mempunyai korelasi dengan indikasi prosentase minimal sebesar 60 %, kemudian gunakan Pekerjaan lainnya sebagai PEKERJAAN PEMBANDING baru atau dengan mengganti ke dua pekerjaan sebagai PEKERJAAN ACUAN dan PEKERJAAN PEMBANDING baru. Kemudian perlakukan ke dua pekerjaan tersebut sama dengan langkah sebelumnya (dimulai dari point b) sampai seluruh pekerjaan dalam satu group diperbandingkan. Demikian seterusnya, sampai seluruh pekerjaan selesai diperbandingkan.

Pada akhirnya tanda panah yang diberikan diantara pekerjaan-pekerjaan tersebut, akan menggambarkan jalur karir pekerjaan (dengan arah vertical, horizontal, atau diagonal), dengan klasifikasi adalah sebagai berikut :


§ Notasi P adalah kepanjangan dari Promosi, yaitu adanya indikasi korelasi antara satu pekerjaan yang mempunyai jenjang/grade yang lebih rendah terhadap pekerjaan yang mempunyai grade yang lebih tinggi.

§ Notasi M adalah kepanjangan dari Mutasi, yaitu adanya indikasi korelasi antara satu pekerjaan dengan pekerjaan lain yang sama grade/jenjang nya.

II. Petunjuk Penggunaan dan Pembacaan
1. Pedoman Jalur Karir ini disusun berdasarkan job description dan qualification requirement dari masing-masing job function ( Shop Operation, Support, dan Managerial).
2. Susunan Pemetaan pekerjaannya mengikuti urutan kelompok terkecil dari kumpulan job title yaitu job group, job family, dan berakhir pada job type.
3. Arah kolom dari kiri adalah kolom grade (membentuk vertical), sedangkan arah ke kanan adalah susunan pekerjaan yang didasarkan pada urutan grade dan job group/family/type).
4. Penggambaran panah dengan gambar garis panah tebal, diartikan sebagai cermin korelasi kuat antara Qual. Req. job satu dengan lainnya dengan indikasi 60% - 100%.
5. Penggambaran dengan gambar garis putus-putus, diartikan sebagai cermin korelasi sedang antara Qual. Req. job satu dengan lainnya dengan indikasi 40% - 59%.
6. Penggambaran dengan gambar garis titik-titik pada panah, diartikan sebagai cermin korelasi sedang antara Qual. Req. job satu dengan lainnya dengan indikasi 25% - 39%.
7. Di dalam Pemetaan Jalur karir arah panah jenjang karir pekerjaan bisa dipetakan dalam arah vertical, horizontal, atau diagonal sesuai dengan kekuatan korelasi hasil analisis.

Tidak ada komentar: