Di setiap perusahaan, baik yang bergerak di bidang jasa maupun produk, tuntutan umum yang disodorkan selalu ingin meningkatkan kinerja yang seproduktif mungkin. Hal ini dimaklumi karena perusahaan menginginkan semua target – target yang telah ditetapkan dapat dicapai dan meningkat pada masa yang akan datang, yang pada akhirnya dapat memenangkan persaingan diantara perusahaan yang sejenis.
Banyak faktor yang mempengaruhi untuk meningkatkan kinerja perusahaan, namun terdapat 3 factor utama dan penting yang dapat digunakan sebagai pedoman dalam kita menyusun strategi meningkatkan kinerja perusahaan, factor-faktor tersebut adalah peranan dari; Target Kerja yang terukur, Pelaksanaan Kerja Kunci , dan Karyawan yang kompeten.
Ketiga faktor tersebut sangat kuat hubungannya antara satu dengan yang lain, dan mungkin dapat disebut sebagai motor penggerak organisasi yang sangat efektif untuk dapat meningkatkan kinerja perusahaan, dan untuk mendapatkan ketiga factor tersebut dapat berjalan dengan baik maka kita butuh proses job analisis.
Penyusunan Indikator Pelaksanaan Kerja Kunci ini dapat digunakan sebagai pedoman dalam pengelolaan sumber daya manusia, khususnya dalam menyusun kriteria unjuk kerja yang didasarkan pada target kerja, dengan tujuan untuk menciptakan keseragaman dalam hal sistimatika penulisan, penomoran, dan penanganannya.
Penyusunan Indikator Pelaksanaan Kerja Kunci (IPKK) ini disusun dengan batasan-batasan sebagai berikut :
A. Tahapan Pelaksanaan Penyusunan IPKK
B. Penggunaan form - Form
A. Tahapan Pelaksanaan Penyusunan IPKK
B. Penggunaan form - Form
Definis/pengertian
- Indikator Pelaksanaan Kerja Kunci adalah suatu ukuran yang bersifat kuantifiabel yang merefleksikan faktor-faktor sukses kritis dari suatu organisasi yang didasarkan pada perencanaan pelaksanaan kerja dan merujuk pada target-target kerja perusahaan.
- Visi adalah pandangan (keinginan/harapan) jauh ke depan mengenai jenis dan bentuk eksistensi perusahaan, dimana hal ini tidak beda dengan cita-cita yang akan diraih/capai oleh perusahaan.
- Misi merupakan sesuatu yang diemban (dipikul) oleh suatu perusahaan dan harus dilaksanakan selama perjalanan organisasi/bisnis.
- Tujuan adalah suatu gambaran pergerakkan arah organisasi/perusahaan yang akan dituju, dengan kata lain untuk apa perusahaan/organisasi ini dibentuk).
- Pelaksanaan Kerja Kunci (PKK); adalah kegiatan pokok dan vital yang harus dilaksanakan untuk pencapaian tujuan dan target perusahaan.
- Target adalah sesuatu yang telah ditetapkan secara realistis dan harus dicapai dalam satuan masa tertentu.
- Tolok Ukur Keberhasilan adalah standard skala/satuan ukuran tertentu untuk setiap pelaksanaan kerja kunci yang satuan ukuran tersebut dengan mudah dapat diukur.
- Aliran Kerja adalah gambaran tahapan kerja yang dimulai dari awal proses aktivitas sampai akhir proses yang menghasilkan output, baik bersifat jasa maupun produk.
- Kriteria Unjuk Kerja adalah gambaran rinci dan lengkap atas suatu pelaksanaan kerja kunci, atau dengan kata lain merupakan sub aktivitas dari induk aktivitas yaitu pelaksanaan kerja kunci, kriteria unjuk kerja dapat berbentuk tahapan kerja dan/atau kumpulan aktivitas yang ada di dalam pelaksanaan kerja kunci.
- Kompetensi; adalah atribut kemampuan yang terdiri dari pengetahuan, ketrampilan, dan sikap kerja yang dimiliki oleh seseorang untuk dapat mengerjakan pekerjaannya sesuai dengan persyaratan kompetensi suatu pekerjaan yang telah ditetapkan.
- Pembuktian Kompetensi; adalah suatu proses untuk mengetahui tingkat atribut kemampuan seseorang dengan menggunakan metode tertentu sesuai dengan bidang/profesi kerja.
A. Tahap Penyusunan Indikator Pelaksanaan Kerja Kunci (IPK)
1. Tahap Persiapan dan/atau Observasi; Alat yang digunakan adalah Form 01 (Lembar Pengamatan Pekerjaan), merupakan form kuesioner yang harus diisi dengan lengkap, baik oleh job analyst atau tim pelaksana program.
- Membentuk Team; (1). Pilihlah Senior Manager untuk menjadi pimpinan dari gugus tugas (task-force) tersebut atau pilih Konsultan independent dari luar; (2). Pilihlah perwakilan-perwakilan dari semua unit/divisi yang ada di Perusahaan yang akan melaksankan kegiatan-kegiatan operasional program (Task-force Members), dimana anggota team ini disarankan memiliki criteria; berpengalaman kerja minimal 2 tahun dibidang kerjanya, memiliki wawawan luas mengenai organisasi, memiliki pengetahuan manajemen sdm yang mumpuni, dan pernah melaksanakan proses job analisis/job evaluasi.
- Mengidentifikasi dan mendefinisikan Visi, Misi, Tujuan, dan Analisa SWOT, yang akan menghasilkan illustrasi/gambaran jelas dan realistis atas arah dan tujuan perjalanan perusahaan pada masa tertentu.
- Mengidentifikasi Aliran Kerja Perusahaan dan setiap organisasi, menghasilkan tahapan secara berurutan atas suatu pelaksanaan kerja yang dirumuskan secara efektif dan efisien, baik lingkup perusahaan dan/atau setiap unit organisasi. Hal penting yang harus dipertimbangkan adalah penetapan kriteria dari efektif dan efisien.
- Mengidentifikasi dan menterjemahkan makna dari kata-kata kunci yang didapatkan dari pengidentifikasian Visi, Misi, Tujuan, dan Analisa SWOT, ke dalam uraian aktivitas utama perusahaan dan masing-masing organisasi, dan akan menghasilkan aktivitas lengkap dan jelas yang dapat mendukung tercapainya tujuan perusahaan. Hal penting yang harus dipertimbangkan adalah mendefinisikan kriteria tertentu yang dapat membimbing kita untuk dapat menterjemahkan kata kunci ke dalam aktivitas.
- Menetapkan Target yang harus dicapai oleh setiap aktivitas merujuk pada aliran kerja perusahaan dan/atau setiap organisasi, yang akan menghasilkan sesuatu yang harus dicapai. Hal yang penting yang perlu dipertimbangkan adalah satuan target yang disepakati dan realistis sesuai dengan kapasitas perusahaan.
- Menetapkan secara sepakat tentang tolok ukur keberhasilan setiap aktivitas dan targetnya, yang akan menghasilkan satuan ukuran yang mungkin berbeda untuk setiap aktivitas dan targetnya. Hal yang penting perlu dipertimbangkan adalah dalam menentukan satuan ukuran dengan berlandaskan pada satuan-satuan yang dapat diukur (terukur).
- Menetapkan Pelaksanaan Kerja Kunci Generik dan Spesifik, yang akan menghasilkan aktivitas-aktivitas umum dan khusus yang harus dilaksanakan oleh setiap pelaksana kerja, Hal yang penting yang harus dipertimbangkan adalah menetapkan kriteria Pelaksanaan Kerja Kunci Generik dan Spesifik.
2. Tahap Perumusan; Alat yang digunakan adalah Form 02 (Uraian Pelaksanaan Kerja Kunci), kegunaannya adalah untuk merumuskan Kriteria Unjuk Kerja setiap Pelaksanaan Kerja Kunci Generik dan Spesifik yang telah disepakati atas target dan tolok ukur keberhasilannya, bahannya adalah didapatkan dari form 01. Adapun perumusannya mengikuti kaidah dan azas sebagai berikut :
- Mengikuti Kaidah Sifat Uraian Pekerjaan; (1). Sifat Deskriptif : artinya bersifat mencandra (dapat menggambarkan atau menguraikan). Maksudnya, uraian tugas harus mampu memberikan gambaran pekerjaan yang rinci dan jelas, dan memberikan pengertian yang mudah dimengerti oleh setiap orang yang membacanya; (2). Sifat Kualitatif : artinya uraian tugas bersifat naratif atau paparan yang secara lahiriah berujud susunan kata dan kalimat. Karena berbentuk kata dan kalimat, maka yang akan melekat adalah ciri kualitas kalimat, yaitu yang dituntut bukan jumlah panjang lebar atau kuantitas dari kata atau kalimatnya, namun yang dituntut adalah mutu, ringkas, dan keserasian susunan dari kata atau kalimatnya.
- Mengikuti Kaidah Penulisan Uraian Pekerjaan; Sistematis; artinya penyusunannya harus mengikuti aturan, bentuk dan syarat tertentu sehingga diperoleh susunan yang sistematis (tidak rancu dan mudah dipahami), Jelas : artinya uraian tugas harus bisa memberikan kepada pembacanya dengan mudah memahami isi dan maksud yang jelas, terang, dan gamblang, tegas dan tidak meragukan. Dengan lain perkataan uraian tugas tersebut jika dibaca oleh siapapun akan dapat memberikan gambaran pekerjaan/aktivitas yang dapat langsung dimengerti, Ringkas : artinya uraian tugas yang berujud kata-kata itu harus bersifat ringkas, yaitu menggunakan kata/kalimat yang singkat, pendek, dan padat, sehingga pembaca tidak memerlukan waktu lama untuk membaca dan memahaminya, Aktual : artinya uraian tugas yang dirumuskan dan disusun harus berdasarkan pekerjaan yang dibutuhkan pada saat ini dan dilakukan pada saat kini/sekarang, bukan aktivitas yang dahulu, atau yang akan datang, Tepat : artinya uraian tugas harus bisa menyajikan uraian yang memberikan pengertian yang sesuai, cocok dan tepat seperti apa yang dimaksud oleh isi pekerjaan/jabatan, sehingga orang yang membacanya akan mendapatkan gambaran dan pengertaian yang sama dengan isi pekerjaan yang sebenarnya, Taat asas : artinya uraian tugas harus berisi kata-kata dan kalimat yang isinya satu sama lain menunjukkan arah dan maksud yang sama atau selaras, dan tidak kontradiktif atau bertentangan satu sama lain, Akurat : artinya uraian tugas harus disusun secara teliti sesuai dengan semua keadaan kenyataan dan segi-segi pekerjaan harus disusun, diungkapkan, dan dipaparkan secara lengkap, tidak kurang dan tidak lebih , tidak ada yang tertinggal atau berlebih, Terukur : artinya uraian pekerjaan harus disusun secara jelas atas tujuan-tujuan dari setiap tugas pokok dan outputnya menggunakan satuan-satuan tertentu yang dapat diukur.
- Asas- asas Dalam Penulisan Uraian Pekerjaan ; Dianjurkan sebelum merumuskan suatu uraian pekerjaan, dapatkan terlebih dahulu gambaran aliran kerja dari suatu fungsi dimana pekerjaan tersebut berada; Diasumsikan bahwa uraian pekerjaan merupakan stasion kerja terkecil dalam urutan proses kerja suatu fungsi dan akan menjadi butir-butir tugas pokok; Tetapkanlah bahwa uraian pekerjaan merupakan rangkaian aktivitas tuntas yang ditandai (berindikasi) dengan adanya delay pada fungsi lain atau ditindaklanjuti oleh atasan dan atau aktivitas tersebut tidak lagi kembali pada item task yang sama; Uraian pekerjaan yang ditulis adalah benar-benar merupakan urutan stasion kerja suatu fungsi yang berkontribusi dalam mendukung tercapainya goal (tujuan) fungsi atau unit organisasi tempat stasion kerja (nama pekerjaan ) berada; Uraian pekerjaan yang ditulis adalah berdasarkan aktivitas yang jelas keberadaannya dan benar-benar faktual sedang dilaksanakan; Masing-masing uraian pekerjaan dalam suatu fungsi tidak boleh overlaps (tumpang tindih) antara pekerjaan satu dengan lainnya atau diantara level-level dalam pekerjaan, serta dapat terlihat jelas perbedaannya, yaitu berbeda dlm hal penulisan : (1). Lingkup Pelaksanaan Kerka Kunci. (2). Persyaratan Kompetensi (Pengetahuan, keterampilan, dan sikap kerja). (3). Informasi Tahapan Kerja (input – proses – output ) dari tugas-tugas pokok.; Uraian pekerjaan sebaiknya ditulis dengan menggunakan bahasa Indonesia yang ringkas, padat, jelas serta mencerminkan aktivitas yang tegas; Dalam menulis uraian pekerjaan, sebaiknya menggunakan kalimat aktif yang diawali dengan kata kerja “me” serta mencerminkan aktivitas fungsional. Mis; memasang, memeriksa, memantau, menganalisa, membandingkan, mengolah, dan lain-lain; Kalimat-kalimat dalam uraian pekerjaan tidak ditulis berdasarkan proses kerja atau produk, sesuai dengan rancangan pekerjaan (job design) yang telah disepakati, khususnya pada jenis pekerjaan yang mempunyai sifat dan karakter pekerjaan rutin; Dalam menyusun kalimat dalam tugas-tugas pokok harus bisa mencerminkan “ What – How – Why “, What mencerminkan apa yang dikerjakan (predikat + obyek), maksudnya adalah aktivitas – aktivitas yang dilaksanakan oleh pekerja; How mencerminkan bagaimana pekerjaan tersebut dikerjakan, maksudnya adalah cara/metoda pekerjaan tersebut dilaksanakan; Why mencerminkan mengapa pekerjaan tersebut dikerjakan, maksudnya adalah apa tujuan dari diciptakannya pekerjaan tersebut, yang menggambarkan fungsi atau kontribusi dan hasil dari pelaksanaan pekerjaan tersebut terhadap organisasi.
- Menggunakan standard kata kerja ; Menyusun kata atau kalimat dalam perumusan uraian pekerjaan diperlukan kategori penulisan/penggunaan kata kerja tertentu yang dapat menggambarkan jenis dan sifat aktivitas yang dilaksanakan, apakah diperuntukkan bagi jabatan struktural atau fungsional, hal ini penting diperhatikan karena pelaksanaan aktivitas pada jabatan struktural akan menggambarkan kewenangan dan tanggung jawab yang dipikul pada pejabat struktural tersebut, sedangkan pada jabatan fungsional menggambarkan tugas dan tanggung jawab yang dibebankan pada penyandang pekerjaan.
- Pengelompokkan pekerjaan setelah proses analisis pekerjaan dilaksanakan, sebaiknya yang perlu dipertimbangkan adalah : (1). Pengelompokkan Pekerjaan pada job type / jenis pekerjaan; Kriteria pertimbangannya adalah pada kompetensi bisnisnya, misalkan pada jenis pekerjaan engineering, kompetensi bisnisnya adalah perancangan dan pengujian produk perusahaan. (2). Pengelompokkan Pekerjaan pada job family / rumpun pekerjaan; kriteria pertimbangannya adalah pada tugas-tugas utama job type, misalkan pada kelompok pekerjaan personil, pekerjaan dengan tugas utamanya adalah pada pengelolaan SDM. (3). Pengelompokkan Pekerjaan pada Job Group / kelompok pekerjaan; Kriteria pertimbangannya adalah pada kelompok disiplin ilmu yang sejenis.
B. Penggunaan Form-form
- Lembar Pengamatan Pekerjaan
- Lembar Uraian Pelaksanaan Kerja Kunci
- Lembar Laporan Kerja Individu.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar